Referenzbericht

Ausgangssituation

Der Konkurs des bisherigen ERP-Anbieters führte zur strategischen Entscheidung, gemeinsam mit WEKO auf Sage 100 zu wechseln. Das bereits etablierte DocuWare-System für die revisionssicher Archivierung und Eingangsrechnungsverarbeitung sollte dabei nahtlos in die neue ERP-Umgebung integriert werden.

Projektziele

Die Adolf Gottfried Tonwerke GmbH implementierte gemeinsam mit WEKO Sage 100 als neues ERP-System und integrierte die bereits bestehende DocuWare-Lösung erfolgreich über die WEKO-spezifische und Sage-zertifizierte Schnittstelle Sage2DocuWare. 

1. Einführung eines stabilen, zukunftsfähigen ERP-Systems mit Sage 100
2. Integration bestehender DocuWare-Strukturen in Sage 100
3. Schaffung einer zentralen & stabilen Server- und Systemumgebung
4. Migration in die Cloud 
5. Verbesserung der Systempflege und Wartung 

Umsetzung

Als neue ERP-Lösung wurde Sage eingeführt – zunächst über On-Premise-Terminalserver, später vollständig in die Cloud migriert. 

In enger Zusammenarbeit mit WEKO erfolgte die: 

• Erfolgreiche Einführung von Sage 100 als ERP-Lösung 
• Umsetzung der Schnittstelle zwischen Sage und DocuWare (Sage2DocuWare) 
• Migration in die Cloud & Cloud Hosting, inklusive zentraler Serverwartung durch WEKO 
• Fortlaufende Systempflege, Wartung und strukturierte Weiterentwicklung durch WEKO 
• Aufbau einer technischen Grundlage für zukünftige Workflow-Optimierungen 

Ergebnis

Die zentralen Belegprozesse werden heute über die Schnittstelle zwischen Sage und DocuWare abgewickelt. Rechnungen werden digital erfasst und direkt zur Buchung an Sage 100 übergeben. Dank der Sage2DocuWare-Schnittstelle sind Dokumente und Belege per Klick direkt aus dem ERP-System abrufbar und können aus Sage heraus im DMS archiviert werden. Die vollständige Umstellung auf den Cloud-Betrieb sorgt für eine klare Systemverantwortung bei WEKO – was eine deutliche Erleichterung darstellt. 

Durch die Einführung von Sage 100 und die nahtlose Integration von DocuWare konnte die Adolf Gottfried Tonwerke GmbH ihre Prozesse verschlanken, Medienbrüche vermeiden und eine verlässliche Grundlage für die digitale Weiterentwicklung schaffen.

„Die Arbeit mit DocuWare ist für uns täglich Brot – das System begleitet uns seit über einem Jahrzehnt und gemeinsam mit WEKO haben wir es immer weiterentwickelt. Trotz einiger Herausforderungen hat am Ende alles gut funktioniert – und man kann sich heute kaum mehr vorstellen, ohne zu arbeiten.“  

– Achim Gottfried Leiter Datenverarbeitung bei Adolf Gottfried Tonwerke GmbH