Referenzbericht

Ausgangssituation

Die Abläufe in den Werkstätten sind durch eine hohe Individualität im Bestell- und Freigabeprozess gekennzeichnet. Anfordere aus verschiedenen Abteilungen sollten bei Bedarf eigenständig Bestellungen auslösen können – vom alltäglichen Bedarf bis hin zu regelmäßigen und größeren Anforderungen.  Der bisherige, damit verbundene komplexe Freigabeprozess war jedoch manuell und papierbasiert, was zu fehlender Transparenz und Verzögerungen führte. Rechnungen gingen mitunter in den Schubladen der verantwortlichen Mitarbeiter verloren; ein Abgleich war zum Teil schwierig, weil es keinen einheitlichen Prozess gab. Ein Überblick über alle Bestellungen, deren Status und zugehörige Rechnungen fehlte.

Projektziele

Transparenz im Bestellprozess
Zentrale, digitale Erfassung aller Bestellungen und Einführung eines digitalen, mehrstufigen Freigabeprozesses mit Übersicht über alle offenen Bestellungen. 

Effiziente Rechnungsprüfung
Zentraler Zugriff auf alle relevanten Dokumente (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen) zur schnellen und sicheren Prüfung. 

Digitales Vertragsmanagement
Zentrale Verwaltung aller Verträge mit transparenten Zuständigkeiten und automatischen Erinnerungen an Fristen  

Lösung

Die Grundlage bildete ein zentrales, revisionssicheres DocuWare-Archiv. Darauf aufbauend wurden die Arbeitsprozesse mit JobRouter digitalisiert und automatisiert, um Transparenz, Prozesssicherheit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. 

Bestellwesen 
Der Bestellprozess ist jetzt einheitlich und komplett digital. Die Mitarbeiter erfassen Bestellungen direkt mit JobRouter. Nach Erfassung der Bestellung startet ein mehrstufiger, digitaler Freigabeprozess mit unterschiedlichen Genehmigungsstufen in Abhängigkeit von Kostenstelle, Bestellwert und Budget. Stammdaten, Kostenstellen und Zuständigkeiten sind hinterlegt, sodass jede Bestellung korrekt zugeordnet wird. Ein Dashboard zeigt den aktuellen Status aller Bestellungen. Offene Bestellungen sind somit jederzeit nachvollziehbar.  

Rechnungsprüfung 
Alle Dokumente – vom Bestellschein über den Lieferschein bis zur Rechnung – werden digital und revisionssicher gespeichert. So sind alle Unterlagen jederzeit verfügbar, was die Rechnungsprüfung deutlich vereinfacht und beschleunigt. Offene Freigaben und der Bearbeitungsstatus sind jederzeit sichtbar. 

Die Buchungssätze werden in JobRouter automatisch inklusive Kostenstellensplitt erzeugt und nach Freigabe direkt an DATEV übertragen, sodass die Verbuchung per Knopfdruck erfolgen kann. So ist der gesamte Prozess von Bestellung bis Buchung digital und durchgängig. 

Vertragsmanagement 
Verträge werden zentral und sicher archiviert. Zuständigkeiten wurden transparent hinterlegt und JobRouter erinnert automatisch an Fristen und Laufzeiten. Übersichten zu aktiven und inaktiven Verträgen sowie Lieferantenkosten sind jederzeit abrufbar. Die Transparenz und Kontrolle im Vertragswesen wurden deutlich verbessert. 

Umsetzung

• Analyse der bestehenden Prozesse: Erfassung aller Abläufe von Bestellung bis Verbuchung 
• Stammdaten- und Rechteverwaltung: Strukturierte Anlage von Stammdaten, Kostenstellen, Genehmigungsstufen und Benutzerrollen
• Workflow-Implementierung: Individuelle Modellierung der Prozesse in JobRouter und automatisierter Buchungsexport zu DATEV
• Testphase: Schulung der Anwender, schrittweises Feintuning bis zum stabilen Betrieb
• Go-Live: Stufenweise Einführung mit enger Abstimmung

„Die enorme Zeitersparnis und Übersichtlichkeit ist für uns sehr bemerkenswert. Wir sind mit dem Ablauf sehr zufrieden.“

– Anni Lürkens Geschäftsleitung / Prokuristin, Lebenshilfe Aachen Werkstätten & Service GmbH