Referenzbericht

Ausgangssituation

Vor dem Projekt war der Rechnungseingang stark papierbasiert organisiert. Pro Geschäftsjahr wurden mindestens 20 Ordner für Eingangsrechnungen geführt. Das entsprach einem Papieraufkommen von etwa einer bis eineinhalb Paletten pro Jahr.

Die Ablage und insbesondere die spätere Belegsuche waren entsprechend zeitintensiv und aufwendig.

Projektziele

Durch die Zusammenarbeit mit WEKO sollte der Rechnungseingang weiter automatisiert und die Fehlerquote reduziert werden.

Zusätzlich war geplant, Ausgangsrechnungen per E-Mail über DocuWare zu versenden und in die bestehenden Prozesse zu integrieren.

Umsetzung

Zu Beginn erfolgte eine Bestandsaufnahme der bestehenden Abläufe. Anschließend wurden die papierbasierten Prozesse schrittweise in eine digitale Belegbearbeitung überführt.

Die digitalen Rechnungen werden an das Sage Rechnungswesen übergeben. Während der Implementierung hatten das Unternehmen und WEKO gemeinsam aufgetretene Abweichungen analysiert und entsprechende Korrekturen vorgenommen.

Ergebnis

Durch die weitgehend papierlose Abwicklung des Rechnungseingangs wurde die Belegsuche signifikant beschleunigt und spürbar Zeit eingespart. Gleichzeitig reduzierte sich der physische Archivierungsaufwand von mindestens 20 Ordnern pro Jahr auf ein bis zwei Ordner.

„Die Zusammenarbeit mit WEKO ist seit vielen Jahren sehr gut. Ansprechpartner gehen auch auf individuelle Problemstellungen ein.“

– Markus Möller, Geschäftsführer