Referenzbericht

Wasel GmbH – Schwerlastlogistik · Turmdrehkrane

Die WASEL GmbH ist ein renommierter Anbieter von Schwerlastlogistik und Kranvermietung mit einer langen Tradition von über 70 Jahren in der Branche. Das Unternehmen ist Teil der HAGEDORN-Gruppe, einem führenden Konzern für die Revitalisierung von Kraftwerks- und Industriestandorten sowie einem der größten Abrissunternehmen weltweit. WASEL betreibt Standorte in Nordrhein-Westfalen, darunter im Großraum Köln, im Ruhrgebiet und in Aachen sowie einen Spezialstandort für Turmdrehkrane in Berlin.

Projekte

Branche

Schwerlastlogistik und Kranvermietung

Standort

Nordrhein-Westfalen,
Berlin

Website

wasel-krane.de

Das Projekt

Ausgangssituation: Hoher Verwaltungsaufwand und fehlende Nachverfolgbarkeit
Vor der Einführung von JobRouter war die Rechnungsbearbeitung von manuellen Prozessen geprägt. Rechnungen erreichten das Unternehmen über verschiedene Kanäle – per Post oder per E-Mail –, mussten händisch erfasst, geprüft und weitergeleitet werden. Dies führte nicht nur zu langen Bearbeitungszeiten, sondern erschwerte auch die Nachverfolgbarkeit einzelner Vorgänge.

Projektziele: Automatisierung und Integration in bestehende Systeme
Ziel war es, durch den Einsatz der Digitalisierungsplattform JobRouter effizientere Abläufe zu schaffen, die Transparenz zu erhöhen und manuelle Aufwände – insbesondere bei Freigabe- und Prüfungsprozessen in der Rechnungs- und Schadenbearbeitung – zu reduzieren.

Lösung und Umsetzung

Im Projektverlauf wurde eine umfassende Prozessanalyse durchgeführt, die eine präzise Identifizierung von Effizienzpotenzialen ermöglichte. Auf dieser Grundlage wurden die nachfolgenden Maßnahmen zielgerichtet konzipiert und erfolgreich umgesetzt.

Automatisierte Erfassung und Verarbeitung
Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, ausgelesen und digital im System abgelegt – sowohl E-Mail-Anhänge als auch gescannte Papierdokumente. OCR-Technologien ermöglichen eine präzise Datenerfassung und minimieren manuelle Eingriffe.

Strukturierter Prüf- und Freigabeprozess
Ein mehrstufiger Workflow stellt sicher, dass alle Rechnungen eine systematische Prüfung und Freigabe durchlaufen. Auch die Schadensprüfung und -regulierung ist nahtlos in diesen Prozess integriert.

Nahtlose ERP-Anbindung
Über eine CSV-Schnittstelle werden Rechnungsdaten automatisiert in das ERP-System Sage übertragen, wodurch ein reibungsloser Informationsfluss zwischen den Systemen gewährleistet wird.

Erhöhte Transparenz und Nachverfolgbarkeit
Die Verantwortlichkeiten sind klar definiert und die Geschäftsführung hat jederzeit Zugriff auf den aktuellen Bearbeitungsstatus einzelner Rechnungen. Mit DocuWare steht ein revisionssicheres und GoBD-konformes Archiv zur Verfügung, das eine zentrale digitale Ablage und schnellen Zugriff auf alle Dokumente ermöglicht.

Ergebnis: Stabilität, Effizienz und Kontrolle

Die Einführung von JobRouter hat die internen Abläufe der WASEL GmbH grundlegend verbessert:
✔ Schnellere Bearbeitung: Rechnungen werden automatisch erkannt, weitergeleitet und verarbeitet.
✔ Höhere Transparenz: Alle Prozessschritte sind nachvollziehbar und jederzeit abrufbar.
✔ Zuverlässige Systemperformance: JobRouter läuft stabil und ohne größere technische Ausfälle.

„Die Transparenz der Abläufe hat sich enorm verbessert und das macht es der Geschäftsführung deutlich einfacher, alles im Blick zu behalten“, berichtet Wolfgang Hüllenkremer, Qualitäts- und Umweltmanager bei der WASEL GmbH. Besonders hebt er die Zuverlässigkeit und Stabilität des Systems hervor.