Sage Office LineRechnungsprüfung - Neues Zusatzpaket

Freigabe und Verwaltung von Eingangsrechnungen schnell, einfach, transparent und sicher - sowohl innerhalb der Sage Office Line als auch durch Anwender ohne ERP-Client . Es gehen keine Original-Papierrechnungen mehr in den Umlauf. Der gesamte Ablauf erfolgt digitalisiert und optimiert. Dabei behalten Sie jederzeit den Überblick dank Statusübersichten mit Skontofälligkeiten und Ampelfunktion. Alles individuell konfigurierbar mit E-Mail-Benachrichtigungen, einstellbaren Freigabegrenzen und Vertreterregelungen.

Wie gehen Sie in Ihrem Unternehmen mit Eingangsrechnungen um? Auf jeden Fall müssen alle Rechnungen formal und fachlich geprüft werden, bevor sie freigegeben und verbucht werden können. Aber was, wenn ein Originalbeleg nicht den schnellsten Weg nimmt und Skontofristen ungenutzt verstreichen? Oder wenn eine Rechnung in der umfangreichen Papierablage nicht mehr auffindbar ist?

Mit dem neuen Modul Rechnungsprüfung für die Office Line bietet Sage eine einfache und konfigurierbare Lösung auf Basis des Aufgaben-Centers. Der gesamte Prozess des Rechnungseingangs wird abgebildet - vom Einscannen über die Freigabe bis zur Übergabe in die Buchhaltung. Und die papierlose Archivierung spart Platz und Ressourcen.

Traditionell ist die Rechnungsprüfung im Unternehmen ein papiergebundener Prozess. Prüfung und Ablage in Papierform machen die Prozesskontrolle aber aufwendig, unübersichtlich und bringen häufig die Suche nach einem bestimmten Beleg mit sich. Als Folge daraus können die Bearbeitungszeiten zu lang werden, oder auf dem Schreibtisch eines erkrankten Mitarbeiters gerät der Prozess ganz ins Stocken. Damit gehen geldwerte Skonto-Vorteile verloren.

Der elektronische Rechnungsprozess: Kontrolle in Echtzeit

Um den Rechnungsprozess nach Ihren Unternehmensregelungen zu automatisieren, werden alle Papierrechnungen eingescannt. Dadurch stehen die Rechnungsdaten für weitere Prozesse elektronisch zur Verfügung und Sie können individuelle und automatisierte Abläufe für alle beteiligten Fachbereiche einführen. Das Modul ist flexibel konfigurierbar und liefert Ihnen die komplette Übersicht über alle Rechnungen:Sie kontrollieren die Prozesse in Echtzeit.

Der Rechnungseingang - wie sind die Rollen verteilt?

Kommt eine Rechnung im Posteingang an, wird sie dort unmittelbar gescannt, so dass die Rechnungsdaten erfasst sind. Der Bezug zum Einkaufsvorgang wird geprüft, ebenso wie die formale Richtigkeit des Dokuments. Automatisch wird danach die Rechnung an die nächste Prüfinstanz weitergegeben. Diese prüft die Rechnung fachlich und rechnerisch, kontiert sie vor und gibt sie frei. Wieder erfolgt die Übergabe an die nächste Prüfinstanz automatisch. In der Buchhaltung wird die Kontierung überprüft und der Vorgang abgeschlossen. Optional kann die Rechnung an das Sage DokumentenManagement-System weitergegeben werden. Die Buchung ist in der Sage Office Line automatisch möglich.

Das Rechnungsbuch: Der ganze, große Überblick

Das Rechnungsbuch zeigt Ihnen jede im Umlauf befindliche Rechnung. Das ist unverzichtbar für die Liquiditätsplanung, denn Skontotermine und Fälligkeiten im Blick zu haben, zahlt sich am Ende aus. Für jede Rechnung sehen Sie den Bearbeitungsstatus mit Historie und Prüfer. Sie können mit individuell einstellbaren Ampelfunktionen Prioritäten setzen und die Anwender nach Informationen gruppieren, zum Beispiel nach Lieferanten.

Volle Flexibilität - Sie konfigurieren das System, mit oder ohne ERP

Sie definieren regelbasierende Abläufe beispielsweise nach Kostenstelle, Betrag oder Lieferant. Die Oberfläche passen Sie individuell an, um ein rollenbasiertes Berechtigungssystem zu erstellen. Darüber hinaus können Sie ein aktionsgesteuertes Benachrichtigungssystem per E-Mail anlegen und Prüfergruppen mit Vertreterregelung festlegen.

In der Office Line setzen Sie die Rechnungsprüfung im Rahmen des Aufgaben-Centers ein, aber andere Anwender im Unternehmen können das Modul auch außerhalb der Office Line nutzen. In dem Fall ist das AufgabenCenter ein externer Client, und die Bearbeitung der Rechnungen ist ganz bequem über Outlook möglich. Alle Informationen fließen perfekt integriert in der Office Line zusammen.

Highlights

  1. Komplettlösung - sofort einsatzbereit innerhalb der Office Line und ohne ERP.
  2. Reduziert Bearbeitungszeiten und Fehler.
  3. Keine Rechnung geht verloren: nie mehr suchen.
  4. Übersicht über alle Fälligkeiten: jederzeit liquide, Skonto-Vorteile nutzen.
  5. Prozesshistorie - alle Schritte nachvollziehbar.
  6. Bekannte und flexible Oberfläche, hohe Anwenderakzeptanz.
  7. Auf Ihre Anforderungen konfigurierbar, basierend auf Aufgaben-Center-Technologie.

Auf einen Blick: die Vorteile der Office Line Rechnungsprüfung

  • Sie sparen Kosten, denn Bearbeitung und Abläufe in Ihrem Unternehmen werden schneller und effizienter. Aufgrund der automatisierten Verarbeitung haben Sie geringere Personalkosten.
  • Sie sparen Zeit, denn es treten weniger Fehler auf. Rechnungen durchlaufen ihr Unternehmen schneller und können parallel bearbeitet werden. Automatisierte Vertreterregelungen minimieren Pausen im Ablauf.
  • Sie haben mehr Sicherheit, denn Originalbelege gehen nicht mehr verloren. Sie haben laufend den Überblick über die Prozesse und halten Ihre Unternehmensrichtlinien.

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