Packshot DocuWare

Dokumentenmanagementsystem DocuWare

DocuWare ist die umfassende Komplettlösung, um Geschäftsunterlagen jeder Art sicher zu archivieren, flexibel bereitzustellen und effizient zu nutzen. Unabhängig von Format und Quelle automatisiert das ECM Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, indem es Dokumente elektronisch verwaltet und verlinkt.

Die Einhaltung der Regularien der deutschen Bundesbehörden ist im Hinblick auf die Digitalisierung besonders wichtig. DocuWare ist ein GoBD-geprüftes und revisionssicher zertifiziertes Dokumentenmanagementsystem und bewahrt Daten langfristig lesbar und vor unbefugten Zugriffen geschützt auf. Auch die Unveränderbarkeit spielt dabei eine entscheidende Rolle, um rechtssicher aufgestellt zu sein. DocuWare ist gemäß IDW-Standard PS 880 geprüft und zertifiziert und erfüllt somit alle Anforderungen an eine elektronische Archivierung zum Zweck der Betriebsprüfung. 

Dokumente in einem Unternehmen sind in den seltensten Fällen nur für eine Person relevant. Es ist wichtig, dass Dokumente zentral verfügbar sind, MitarbeiterInnen zu jeder Zeit flexibel auf aktuelle Informationen, E-Mails und Projektunterlagen zugreifen können und der Status eines Dokuments stets transparent einsehbar ist.

DocuWare bietet zahlreiche Funktionen, um Arbeitsabläufe effizient zu organisieren und Kollegen einfach und ortsunabhängig in die Dokumentenbearbeitung einzubeziehen. Individuelle Listen helfen, den Überblick über neue Rechnungen, überfällige Dokumente, Verträge, Wareneingänge etc. zu behalten. Eine Versionierungsfunktion stellt sicher, dass alle Mitarbeiter stets auf die aktuelle Version eines Dokuments zugreifen. 

Dokumentgebundene Arbeitsvorgänge und Entscheidungsprozesse werden dank DocuWare um ein Vielfaches schneller und zuverlässiger abgewickelt als auf dem Papierweg.

Wenn Sie zum Beispiel eine Rechnung digital stempeln, wird diese im elektronischen Workflow sofort automatisch an die nächste Person zur Bearbeitung weitergeleitet. Sollte der zuständige Kollege abwesend sein, reagiert das System automatisch und lenkt die Rechnung zum Stellvertreter. Per Mausklick sind auch andere mit dem Beleg verknüpfte Dokumente sofort verfügbar, um offene Fragen zu klären und die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Heutzutage ist man es gewohnt, immer und überall via Smartphone oder Tablet auf Daten und Informationen zuzugreifen. Dank DocuWare Mobile gilt das auch für die Arbeitswelt. Greifen Sie auch von den mobilen Geräten auf Ihre Dokumente und Archive zu und geben Belege von unterwegs frei. Auch um neue Dokumente von unterwegs auf schnellem Weg in DocuWare abzulegen, stellt DocuWare eigene Business-Apps zur Verfügung. DocuWare PaperScan ermöglicht das Scannen von Papierdokumenten mit beliebigen Smartphones. Darüber hinaus können Sie mit DocuWare Hub aus jeder beliebigen App die Upload-Funktion nutzen und Belege direkt ans Dokumentenmanagement-System senden.

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Mit den flexiblen Lösungen von Sage behalten Sie stets transparent den Überblick über Ihre Geschäftsprozesse. Ob Standardlösung oder individuelle Anforderungen – Sage ermöglicht Ihnen die volle Flexibilität, um auf neue Herausforderungen schnell zu reagieren und weiter zu wachsen.

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Mit dem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem DocuWare erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen an die GoBD-konforme Archivierung. Automatisieren und beschleunigen Sie Ihre Belegverarbeitung dank automatisierten Prozessen. Durch die Transparenz behalten Sie stets den Überblick über alle Ihre Belege und Dokumente.