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Personalmanagement und Digitale Personalakte

Inhalt

Die Sage HR Suite bietet Ihnen rund um den Mitarbeiterlebenszyklus alle Lösungen, die Sie für die effiziente Mitarbeiterverwaltung benötigen. Durch den flexiblen Aufbau können Sie die Module ganz nach Bedarf flexibel lizenzieren und mit den 4 Hauptmodulen Lohnabrechnung, Personalmanagement, Bewerbermanagement und Zeiterfassung Ihre Personalabteilung von zahlreichen Nebentätigkeiten entlasten um Ihnen mehr Zeit für Ihre Kernkompetenzen ermöglichen. Besonders die modulübergreifende und zentrale Stammdatenverwaltung reduziert den oftmals doppelten Pflegeaufwand für Personalstammdaten erheblich. Selbstverständlich können auch individuelle Auswertungen erstellt und jederzeit mit aktualisierten Daten aufgerufen werden.

Grafik HR Suite

Sage HR Personalmanagement

In den verschiedensten Bereichen der Personalarbeit hilft Ihnen das Modul Sage HR Personalmanagement, Personalprozesse, Schriftverkehre und Informationen zu Mitarbeitern effektiv zu gestalten, statt Mitarbeiter nur zu verwalten.

Stellendefinition und Anlegen einer Organisationsstruktur
Definieren Sie Stellen mit fachlichen Kompetenzen und Anforderungen. Ordnen Sie die Stellen in einer Organisationsstruktur ein, aus welcher wiederrum Rechte, Rollen und Aufgaben entstehen. Hinterlegen Sie Kenntnisse und Fähigkeiten des Mitarbeiters und strukturieren Sie Ihr Unternehmen, damit Sie es effektiv verwalten können!
Stellendefinition und Anlegen einer Organisationsstruktur

Durch die Stellen entstehen Kompetenzen rund um den Mitarbeiter. Daraus lassen sich Qualifikationsdefizite und gleichzeitig ein konkreter Plan zur Entwicklung und Weiterbildung der Mitarbeiter ableiten. Dabei sind die Stammdaten wie beispielsweise Funktion, Arbeitsplatzbeschreibung und Verantwortungsbereich unerlässlich. 

Auch die konkrete Seminarplanung und Erinnerungen zur Auffrischung hilft dabei, wichtige Qualifikationen fristgerecht aufrecht zu erhalten. Budgets halten Sie dabei auf Kostenstellen oder zeitlichen Bezug im Blick.

Stellendefinition und Anlegen einer Organisationsstruktur
Hilfreich ist es, für die Mitarbeiterentwicklung gleichzeitig Zielvereinbarungen und Mitarbeiterbeurteilungen im System zu hinterlegen, um später Vergleiche für Auswertungszwecke nutzen zu können.
Screenshot HR Übersicht mit Diagrammen
Screenshot Ansicht Mitarbeiterbewertung
Screenshot Aktuelle Teilnahmen, Weiterbildungsangebote

Mitarbeiterportal

Binden Sie Ihre Mitarbeiter und Abteilungsleiter aktiv in das Geschehen ein.
Beschleunigen und Vereinfachen Sie Ihre internen Abläufe durch vordefinierte Workflows und bringen Sie Transparenz in Ihre Personalabteilung. Über das Mitarbeiterportal können die Mitarbeiter einen eigenen Zugang zu Ihren individuellen Dashboards und Funktionen erhalten.

  • Zielvereinbarungen und Mitarbeiterbeurteilungen
  • Hinterlegen und Überwachung regelmäßiger Unterweisungen
  • Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen
  • Auswertungen und Berichte einsehen (auch Geburtstagskalender, Jubiläen, Weiterbildungen, Untersuchungen, Bewertungen etc.)
  • Upload von Dokumenten (z.B. Zertifikaten)

Je nach Lizenzierung und Berechtigung können Mitarbeiter:

  • Lohnscheine und Belege aus Ihrer digitalen Personalakte eigenständig einsehen
  • Zeiterfassung- und Korrekturen durchführen
  • Stammdaten ändern (die Bestätigung erfolgt per Freigabe aus der Personalabteilung)
Screenshot Unterweisungen Mitarbeiter

Sage HR Digitale Personalakte

Dokumente werden mitarbeiterbezogen digital archiviert. Von der Bewerbung bis zur Kündigung können alle Belegarten wie auch Lohnscheine, AU’s, Weiterbildungsunterlagen, Verträge etc. in der digitalen Personalakte zentral verwaltet werden. Der Zugriff wird durch ein komplexes Berechtigungskonzept beschränkt und schützt die sensiblen Personaldaten von unbefugten Zugriffen. Zugriffe werden dabei auch protokolliert. Belege stehen auf Knopfdruck zur Verfügung – lästiges Suchen und Kopieren / Ablegen von Dokumenten entfällt. 

Beim Einsatz des Mitarbeiterportals können den Mitarbeitern Zugriffe auf bestimmte Dokumentarten wie bespielsweise Lohnscheine ermöglicht werden, um die Personabteilung zu entlasten. 

Controlling und individuelle Auswertungen

Greifen Sie auf eine Vielzahl von Standardauswertungen zurück oder erstellen Sie über das Infocenter Ihre eigenen individuellen Auswertungen. Nie wieder müssen Sie Auswertungen doppelt oder dreifach erstellen und sparen somit wertvolle Zeit. Des Weiteren erhalten Sie aufgrund eines einheitlichen und komplexen Datenbestandes jederzeit die Informationen, die Sie wirklich benötigen.

  • individuelle Tabellen- und Pivot-Auswertungen erstellen
  • Auswertungen duplizieren, speichern, exportieren und importieren (XML-Format)
  • Export als PDF, Excel, CSV jederzeit möglich

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Mit dem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem DocuWare erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen an die GoBD-konforme Archivierung. Automatisieren und beschleunigen Sie Ihre Belegverarbeitung dank automatisierten Prozessen. Durch die Transparenz behalten Sie stets den Überblick über alle Ihre Belege und Dokumente.