Zeitmanagement

Inhalt

Die Sage HR Suite bietet Ihnen rund um den Mitarbeiterlebenszyklus alle Lösungen, die Sie für die effiziente Mitarbeiterverwaltung benötigen. Durch den flexiblen Aufbau können Sie die Module ganz nach Bedarf flexibel lizenzieren und mit den 4 Hauptmodulen Lohnabrechnung, Personalmanagement, Bewerbermanagement und Zeiterfassung Ihre Personalabteilung von zahlreichen Nebentätigkeiten entlasten um Ihnen mehr Zeit für Ihre Kernkompetenzen ermöglichen. Besonders die modulübergreifende und zentrale Stammdatenverwaltung reduziert den oftmals doppelten Pflegeaufwand für Personalstammdaten erheblich.  Selbstverständlich können auch individuelle Auswertungen erstellt und jederzeit mit aktualisierten Daten aufgerufen werden.

Sage HR Zeitmanagement

Das Modul Sage HR Zeitmanagement ergänzt die Sage HR Suite um ein Modul zur Personalzeiterfassung der Mitarbeiter. Zur Steuerung stehen sowohl das klassische Menü als auch ein moderner Arbeitsplatz als Navigationshilfe zur Verfügung. Die Bedienführung ähnelt dem der anderen Module der Sage HR Suite, dadurch beschleunigt sich die Einarbeitungszeit in das System.

Die erfassten Zeiten sind direkt in der Sage Lohnabrechnung enthalten, es ist keine separate Schnittstelle erforderlich.

Individuelle Zeitmodelle 

Hinterlegen Sie Ihre individuellen Arbeitszeitmodelle mit allen Details: Tages- und Wochenmodelle, Rundungs- und Schichtwechsel, Zuschläge, Salden, Pausen und Ruhezeiten.

Urlaubs-, Fehlzeiten- und Abwesenheitsverwaltung

Verwalten Sie effizient und einfach die Abwesenheiten von Mitarbeitern. Urlaub, Fortbildung, Dienstreisen oder allgemeine Fehlzeiten. Mit dem Mitarbeiterportal können Ihre Mitarbeiter die Zeiten auch eigenständig erfassen und durch ein mehrstufiges Workflowkonzept durch einen Vorgesetzten freigegeben werden. Selbstverständlich können die Daten auch auf Kostenstellen- und Kostenträger verteilt werden.

Arbeitszeiterfassung

Mit der Sage HR Zeiterfassung können Sie Ihre Arbeitszeiten über Wandterminals, Smartphones oder ein Webportal erfassen – oder ganz einfach kombiniert. Ein An- und Abwesenheitsdisplay gibt Auskunft über die Anwesenheit und Überstunden der Mitarbeiter. Die Zeiterfassung kann auch mit einer Zutrittskontrolle erweitert werden und nur autorisierten Personen Zugang zu gewissen Unternehmensbereichen gewähren.

Übergabe in die Lohnabrechnung

Lästiges Abtippen von Zeiten aus Excellisten ist Geschichte! Durch Arbeitszeitmodelle und Zeitkonten in Kombination mit Zuschlägen werden die erfassten Zeiten automatisch im Hintergrund in die Sage Personalabrechnung übergeben. Sollten Sie eine andere Lohnabrechnungssoftware verwenden, können die Daten aus der Zeiterfassung exportiert und bereitgestellt werden. Dies spart viel Zeit und verhindert fehlerhafte Lohnabrechnungen durch Fehleingaben.

Smartphones und Weberfassung

Mobile Zeiterfassung

Ihre Mitarbeiter können mit der mobilen Zeitmanagementlösung von Sage ortsunabhängig ihre Arbeitszeiten erfassen. In der browserbasierten Anwendung steht eine intuitiv bedienbare Oberfläche für die

  • Kommen und Gehen Zeiten
  • Dienstgänge und Pausen
  • Projekte und Tätigkeiten

zur Verfügung.

Screenshot mobile Zeiterfassung Hauptmenü
Smartphone Ansicht Projektzeiterfassung

Projektzeiterfassung

Mit der Projektzeiterfassung können flexible Projektstrukturen angelegt werden. Eine Aufteilung in Teilprojekte, Arbeitsschritte und Aufgaben ist möglich. Die Zeiten können bei der Erfassung auf ein Projekt gebucht und jederzeit ausgewertet werden.

Mitarbeiterportal

Binden Sie Ihre Mitarbeiter und Abteilungsleiter aktiv in das Geschehen ein.
Beschleunigen und Vereinfachen Sie Ihre internen Abläufe durch vordefinierte Workflows und bringen Sie Transparenz in Ihre Personalabteilung. Über das Mitarbeiterportal können die Mitarbeiter einen eigenen Zugang zu Ihren individuellen Dashboards und Funktionen erhalten.

  • Kommen- und Gehen Zeiten erfassen sowie Zeitkorrekturen beantragen (Bestätigung durch Vorgesetzten oder Personalabteilung erforderlich)
  • Projektzeiten erfassen

Je nach Lizenzierung und Berechtigung können Mitarbeiter außerdem:

  • in Workflows eingebunden werden
  • Reisekostenanträge stellen
  • Urlaubs- und Fehlzeitenanträge stellen
  • Lohnscheine und Belege aus ihrer digitalen Personalakte eigenständig einsehen
  • Auswertungen und Berichte einsehen (auch Geburtstagskalender, Jubiläen etc.)
  • Stammdaten ändern (die Bestätigung erfolgt per Freigabe aus der Personalabteilung)
  • Unterweisungen, Zielvereinbarungen und Mitarbeiterbeurteilungen erhalten
Screenshot HR Dashboard

Zeitwirtschaft

HR Suite Connected mit dem Modul Zeitwirtschaft Enterprise, wird von Sage eine neue, kostenfreie Erweiterung zur Verfügung gestellt: 
Der Schichtplaner/ Personalplaner.

Das neue Tool wird im Mitarbeiterportal integriert und dient der einfacheren, sowie intuitiveren Planung von Schichten (Anwesenheiten) und Abwesenheiten. So optimieren Sie die Qualität Ihrer Einsatzplanung und reduzieren den Zeit- und Arbeitsaufwand um ein Vielfaches.

Im ersten Schritt können zunächst Arbeitsgruppen oder Standorte ausgewählt werden, mit wem und wo die Schicht stattfinden soll. 

Der Planer einer Schicht kann dieser nun neue Abteilungen hinzufügen, wie z.B. Versand, Abfüllung etc.:

Diesen einzelnen Abteilungen können im Anschluss sowohl Mitarbeiter als auch Schichtzeiten hinzugefügt werden:

Gleichzeitig wird in der Mitarbeiterauswahl angezeigt, ob diese verfügbar sind. Nicht verfügbare Mitarbeiter werden als solche gekennzeichnet und können nicht in die Schicht übernommen werden.

So sieht der Schichtplan schlussendlich aus:

Die unterschiedlichen Schichten werden farblich hervorgehoben. Mitarbeiter geben lediglich ihre Verfügbarkeiten an und können auf Grund ihrer Qualifikationen für Schichten eingeplant werden.

Außerdem kommen noch mehr Funktionen hinzu und somit kann der Schichtplaner noch vielfältiger genutzt werden:

  • Bewerbung auf Schichten
  • Entwerfen des Schichtplans nach Berücksichtigung der Mindestbesetzung
  • Planung von Pausenzeiträume
  • Mitarbeiter können sich mobil an der Planung beteiligen
  • Prüfung von Ruhezeiten, Arbeitszeiten und Schichtfolgen

Die Vorteile auf einen Blick:

  • einfache und schnelle Planung der Einsatzzeiten von Mitarbeitern
  • Planung auf Wochenbasis
  • Anlage beliebig vieler Planzeiträume
  • Anlage beliebig vieler Bereiche
  • Hinterlegung der Schichten für mehrere Tage in einem Schritt
  • Filtern nach Schichten, Mitarbeitern und Bereichen
  • Berücksichtigung der Verfügbarkeiten von Mitarbeiter (Abwesenheiten)
  • Veröffentlichung von Plänen im Sage HR Mitarbeiterportal
  • Übernahme der Planzeiten in das Sage HR Zeitmanagement für die Abrechnung der Zeiten
  • Anzeige der geplanten Schichten auf der Startseite des Mitarbeiters im Sage HR Mitarbeiterportal
  • Kontinuierlicher Ausbau des Funktionsumfanges auf Basis Ihrer Anforderungen als Anwender

    Zutrittskontrolle

    • vollständige Integration in das Modul Zeitmanagement
    • beliebig viele Raum- und Zeitzonen
    • berührungslose Identifikation des MA-Ausweises
    • Überwachung der Räume und Gebäude
    • Alarmierung bei offenen Türen
    • Protokollierung der Zutritte pro Tür, Tor oder Schranke

    Controlling und individuelle Auswertungen

    Greifen Sie auf eine Vielzahl von Standardauswertungen zurück oder erstellen Sie über das Infocenter Ihre eigenen individuellen Auswertungen. Nie wieder müssen Sie Auswertungen doppelt oder dreifach erstellen und sparen somit wertvolle Zeit. Des Weiteren erhalten Sie aufgrund eines einheitlichen und komplexen Datenbestandes jederzeit die Informationen, die Sie wirklich benötigen.

    • individuelle Tabellen- und Pivot-Auswertungen erstellen
    • Auswertungen duplizieren, speichern, exportieren und importieren (XML-Format)
    • Export als PDF, Excel, CSV jederzeit möglich

    Erhalten Sie direkte Auswertungen zu Arbeitszeitsalden, Soll- und Ist-Stunden, Überstunden, Urlaubsansprüche und Abwesenheitszeiten.

    Screenshot Anwesenheit Mitarbeiter
    Screenshot Zeiterfassungen Phasen

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    Mit den flexiblen Lösungen von Sage behalten Sie stets transparent den Überblick über Ihre Geschäftsprozesse. Ob Standardlösung oder individuelle Anforderungen – Sage ermöglicht Ihnen die volle Flexibilität, um auf neue Herausforderungen schnell zu reagieren und weiter zu wachsen.

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    Mit dem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem DocuWare erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen an die GoBD-konforme Archivierung. Automatisieren und beschleunigen Sie Ihre Belegverarbeitung dank automatisierten Prozessen. Durch die Transparenz behalten Sie stets den Überblick über alle Ihre Belege und Dokumente.