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Das WEKO-Team ist am 25.02.2022 in einem internen Workshop eingebunden und somit nur eingeschränkt erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an service@weko.de.

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Dokumentenmanagement mit DocuWare

DocuWare ist die Basissoftware für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung. Hohe Funktionalität, einfache Bedienung und absolute Sicherheit helfen Belege und Unterlagen einfach zu Verwalten und somit ganze Prozesse zu automatisieren. Nichts geht mehr verloren.

DocuWare in Aktion erleben

In unseren regelmäßigen, kostenlosen Veranstaltungen stellen wir Ihnen DocuWare in Echtzeit vor. Wir zeigen einige umfangreiche Funktionen sowie Anwendungsgebiete.

Das ist DocuWare

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Worüber möchten Sie mehr erfahren?

Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist die Einhaltung von gesetzlichen Regularien nicht Kür sondern Pflicht. 

DSGVO (Datenschutzgrundverordnung), Revisionssicherheit und GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sollten zwingend eingehalten werden. 

DocuWare ist ein zertifizierter Anbieter für die elektronische Dokumentenablage und ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem.

Auch wenn Rechnungen, Verträge und viele andere Dokumente auf Papier in Ihr Unternehmen kommen, DocuWare Intelligent Indexing erkennt in den Scans mühelos die wichtigsten Elemente und wandelt sie als Indexbegriffe in strukturierte, leicht nutzbare und durchsuchbare Daten um.

Dadurch hilft das selbstlernende System Unternehmen jeder Größe, Dokumente zu verarbeiten, die nicht standardisiert werden können — wie Eingangsrechnungen und Lieferscheine, die je nach Lieferant unterschiedlich aussehen. Ihre Mitarbeiter können sich statt auf Dateneingabe auf weitaus produktivere Projekte konzentrieren.

Damit bei der Erfassung von Dokumenten möglichst wenig Aufwand entsteht, liest DocuWare gescannte Belege und Dateien automatisiert aus und indexiert die Dokumente bei der Belegablage mit den ausgelesenen Begriffen. Daten die nicht auf einem Dokument stehen, kann DocuWare sich bei Bedarf im Hintergrund aus einer bestehenden Datenbank ziehen und diese nachträglich automatisch ergänzen, beispielsweise eine Kunden- oder Lieferantennummer aus einer Buchhaltungsdatenbank.

So können Sie Dokumente später unter diesen Indexdaten, wie beispielsweise: Firma, Projekt, Belegnummer, Datum wiederfinden. Diese Begriffe lassen sich auch kombinieren, sodass man beispielsweise folgende Suchabfrage erhält: Zeige mir alle Rechnungen der WEKO Informatik vom Zeitraum Januar 2018 bis Ende März 2018.

Zusätzlich kann dank der Volltextsuche ein Wort oder auch Wortkombinationen gesucht werden, DocuWare durchsucht dabei alle Inhalte von gescannten Dokumenten und Dateien und bietet Ihnen eine passende Trefferliste an.

Mit dem DocuWare Workflow Manager können Sie kinderleicht individuelle Prozesse mit Hilfe einer leistungsstarken grafischen Oberfläche erstellen und somit Ihre Geschäftsabläufe automatisieren. Dank klar definierten Prozessen:

  • Behalten Sie die Transparenz über den Bearbeitungsstand von Dokumenten
  • Haben Sie dank Aufgabenliste alle Workflows und ToDo’s im Blick
  • Beschleunigen Sie die internen Abläufe durch individuelle automatische Benachrichtigungs- und Eskalationsregeln
  • Hinterlegte Vertreterregelungen und Fristen unterstützen Sie automatisch bei überfälligen Dokumenten durch beispielsweise Krankheit

Nachdem Dokumente automatisch ausgelesen wurden, kann (je nach Belegtyp) ein automatischer Workflow gestartet werden, der durch verschiedene Abteilungen/ Rollen mit unterschiedlichen Prozessschritten läuft.

  1. Ein Rechnungsfreigabeprozess könnte beispielsweise wie folgt ablaufen:
  2. Rechnung im Sekretariat scannen und auf Vollständigkeit sowie rechnerische Richtigkeit prüfen
    Rechnung an einen oder mehrere Kostenstellen-verantwortliche zur sachlichen Prüfung weiterleiten
  3. Anschließend geht der Beleg in die Buchhaltung, wo dieser vorkontiert oder verbucht oder an das Buchhaltungssystem übergeben wird
  4. Sobald ein Beleg bezahlt wurde, kann DocuWare diese Information aus der Datenbank auslesen und den Beleg automatisch mit der Information “bezahlt” kennzeichnen – damit ist die Belegbearbeitung für diesen Beleg abgeschlossen

Sie können alle Dokumentarten wie Rechnungen, Bestellungen, E-Mails, Dateien, Verträge usw. abteilungsübergreifend in elektronischen Akten archivieren und jederzeit auf die vollständigen Dokumente zugreifen. Da jede Abteilung andere Akten hat, finden Sie nachstehend ein paar Bespiele zu gängigen e-Akten: 

  • Vorgangsakte oder Projektakte
  • Kundenakte
  • Artikelakte
  • Objektakte
  • Maschinenakte
  • Fahrzeugakte
  • Bauakte

Mit DocuWare können Sie Ihre Personalakten 1:1 digitalisieren. Legen Sie Bewerberunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen, Abmahnungen, AU’s, Kündigungen, Zertifikate, Weiterbildungsbescheinigungen, Führerschein, E-Mails ab und nutzen Sie Automatismen, wie beispielsweise Workflows oder Fristen, um Prozesse transparent und effizient zu gestalten. 

Ein komplexes benutzerspezifisches Berechtigungssystem sowie die verschlüsselte Archivierung schützen die Personaldaten dabei vor unberechtigten Zugriffen.

Auch bei der Einstellung neuer Mitarbeiter kann ein individueller Workflow den Prozess enorm vereinfachen. Durch die Formularlösung von DocuWare kann ein Formular mit allen relevanten Informationen eines Bewerbers oder eines neuen Mitarbeiters ausgefüllt werden. Sobald das Formular gespeichert, gedruckt oder abgeschickt wurde, werden (basierend auf individuellen Vorlagen) Dokumente erstellt und die Informationen aus dem Formular in allen anderen Dokumenten ergänzt. 

So müssen beispielsweise Stammdaten nur einmal eingegeben werden, damit ein Arbeitsvertrag, die Meldung zur Sozialversicherung, ein Personalstammdatenblatt und ein Workflow für die IT angestoßen wird, mit einer Info, dass zum 01.xx.20xx ein neuer Mitarbeiter anfängt, der ein Notebook und einen Zugang benötigt. 

Dieser Workflow ist nur ein Beispiel und kann beliebig und individuell angepasst werden.

Mit der DocuWare Outlook Integration archivieren Sie Ihre E-Mails direkt aus Outlook heraus und legen diese automatisch zum Kunden und bei Bedarf zu einem Vorgang oder Projekt ab.

Umgekehrt können Sie sich die E-Mails und Dokumente zu einer E-Mail Adresse über die Schnellsuche direkt in Outlook anzeigen lassen, ohne die Anwendung zu verlassen. 

Es steht Ihnen frei, nur die Anhänge zu archivieren, damit das Postfach nicht zu groß wird oder eine Kopie der E-Mail im Postfach zu behalten.

Vorteile

Mit dem DocuWare Fragenkatalog, erhalten Sie erste Einblicke in den Umfang des Dokumentenmanagement-Systems. Schauen Sie gleich rein und wenden Sie die Fragen auf Ihre eigene Situation an.



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    DocuWare im Rechnungswesen

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    DocuWare im Personalmanagement

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    DocuWare Mobile

    Die moderne Form des Arbeitens ist mobil. DocuWare unterstützt Sie dabei, indem Sie es ermöglichen auch von unterwegs Belege suchen oder freigeben zu können. Der Zugriff auf Ihr Archiv ist per App über das Smartphone oder Tablet/ iPad möglich. Suchen Sie die Belege mit der gewohnten DocuWare Suchfunktion oder lassen sich neue Belege in Listen anzeigen. 

    Die Dokumente können Sie auch wie gewohnt mit oder ohne Stempelfunktion und Notizen freigeben, weiterleiten oder ablehnen. Die Mitarbeiter können auch per E-Mail benachrichtigt werden, wenn ein neues freizugebendes Dokument zur Verfügung steht. Die Belege werden dabei nicht auf Ihrem Gerät gespeichert, sondern vom Server per sicherer HTTPS Verbindung mit SSL-Verschlüsselung angezeigt – der Zugriff auf die App kann durch ein separates Passwort geschützt werden. 

    Connect colleagues through mobile (transparent)

    Integration in Drittanwendungen

    Unsere DocuWare Schnittstelle zum Sage 100 ERP-System:

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    Detaillierte Informationen zu unserer Sage 100 Integration

    Sollten Sie andere Buchhaltungs– oder ERP-Systeme verwenden, sprechen Sie uns gerne unverbindlich auf Ihre im Einsatz befindliche Lösung an!

    Fragen oder Wünsche?

    Gerne präsentieren wir Ihnen unsere Lösung auch in einem Termin!

    WEKO Mitarbeiter

    GoBD-Konformität

    Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist die Einhaltung von gesetzlichen Regularien nicht Kür sondern Pflicht. 

    DSGVO (Datenschutzgrundverordnung), Revisions-sicherheit und GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sollten zwingend eingehalten werden. 

    DocuWare ist ein zertifizierter Anbieter für die elektronische Dokumentenablage und ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem.

    Intelligent Indexing

    Rechnungen, Verträge und viele andere Dokumente gelangen in Papierform in Ihr Unternehmen? DocuWare Intelligent Indexing erkennt im Scanprozess mühelos die wichtigsten Elemente und wandelt sie in Indexbegriffe um. So werden die Daten strukturiert, leicht nutzbar und durchsuchbar.

    Dadurch hilft das selbstlernende System Unternehmen jeder Größe, Dokumente zu verarbeiten, die nicht standardisiert werden können (wie z.B. Eingangsrechnungen und Lieferscheine, die je nach Lieferant unterschiedlich aussehen). Ihre Mitarbeiter können sich statt auf Dateneingabe auf weitaus produktivere Projekte konzentrieren.

    Finden auf Knopfdruck

    Damit bei der Erfassung von Dokumenten möglichst wenig Aufwand entsteht, liest DocuWare gescannte Belege und Dateien automatisiert aus und indexiert die Dokumente bei der Belegablage mit den ausgelesenen Begriffen. Daten die nicht auf einem Dokument stehen, kann DocuWare sich bei Bedarf im Hintergrund aus einer bestehenden Datenbank ziehen und diese nachträglich automatisch ergänzen, beispielsweise eine Kunden- oder Lieferantennummer aus einer Buchhaltungsdatenbank.

    So können Sie Dokumente später unter diesen Indexdaten, wie beispielsweise: Firma, Projekt, Belegnummer, Datum wiederfinden. Diese Begriffe lassen sich auch kombinieren, sodass man beispielsweise folgende Suchabfrage erhält: Zeige mir alle Rechnungen der WEKO Informatik vom Zeitraum Januar 2018 bis Ende März 2018.

    Zusätzlich kann dank der Volltextsuche ein Wort oder auch Wortkombinationen gesucht werden, DocuWare durchsucht dabei alle Inhalte von gescannten Dokumenten und Dateien und bietet Ihnen eine passende Trefferliste an.

    Workflows

    Mit dem DocuWare Workflow Manager können Sie kinderleicht individuelle Prozesse mit Hilfe einer leistungsstarken grafischen Oberfläche erstellen und somit Ihre Geschäftsabläufe automatisieren. Dank klar definierten Prozessen:

    Elektronische Rechnungsfreigabe

    Nachdem Dokumente automatisch ausgelesen wurden, kann (je nach Belegtyp) ein automatischer Workflow gestartet werden, der durch verschiedene Abteilungen/ Rollen mit unterschiedlichen Prozessschritten läuft.

    Ein Rechnungsfreigabeprozess könnte beispielsweise wie folgt ablaufen:

    1. Rechnung im Sekretariat scannen und auf Vollständigkeit sowie rechnerische Richtigkeit prüfen
    2. Rechnung an einen oder mehrere Kostenstellen-verantwortliche zur sachlichen Prüfung weiterleiten
    3. Anschließend geht der Beleg in die Buchhaltung, wo dieser vorkontiert oder verbucht oder an das Buchhaltungssystem übergeben wird
    4. Sobald ein Beleg bezahlt wurde, kann DocuWare diese Information aus der Datenbank auslesen und den Beleg automatisch mit der Information “bezahlt” kennzeichnen – damit ist die Belegbearbeitung für diesen Beleg abgeschlossen

    E-Akte

    Sie können alle Dokumentarten wie Rechnungen, Bestellungen, E-Mails, Dateien, Verträge usw. abteilungsübergreifend in elektronischen Akten archivieren und jederzeit auf die vollständigen Dokumente zugreifen. Da jede Abteilung andere Akten hat, finden Sie nachstehend ein paar Bespiele zu gängigen e-Akten: 

    Personalakte

    Mit DocuWare können Sie Ihre Personalakten 1:1 digitalisieren. Legen Sie Bewerberunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen, Abmahnungen, AU’s, Kündigungen, Zertifikate, Weiterbildungsbescheinigungen, Führerschein, E-Mails ab. Nutzen Sie Automatismen, wie beispielsweise Workflows oder Fristen, um Prozesse transparent und effizient zu gestalten. 

    Ein komplexes benutzerspezifisches Berechtigungssystem sowie die verschlüsselte Archivierung schützen die Personaldaten dabei vor unberechtigten Zugriffen.

    On- und Offboarding Prozess

    Auch bei der Einstellung neuer Mitarbeiter kann ein individueller Workflow den Prozess enorm vereinfachen. Durch die Formularlösung von DocuWare kann ein Formular mit allen relevanten Informationen eines Bewerbers oder eines neuen Mitarbeiters ausgefüllt werden. Sobald das Formular gespeichert, gedruckt oder abgeschickt wurde, werden (basierend auf individuellen Vorlagen) Dokumente erstellt und die Informationen aus dem Formular in allen anderen Dokumenten ergänzt. 

    So müssen beispielsweise Stammdaten nur einmal eingegeben werden, damit ein Arbeitsvertrag, die Meldung zur Sozialversicherung, ein Personalstammdatenblatt und ein Workflow für die IT angestoßen wird, mit einer Info, dass zum 01.xx.20xx ein neuer Mitarbeiter anfängt, der ein Notebook und einen Zugang benötigt. 

    Dieser Workflow ist nur ein Beispiel und kann beliebig und individuell angepasst werden.

    Revisionssicherheit

    Mit der DocuWare Outlook Integration archivieren Sie Ihre E-Mails direkt aus Outlook heraus und legen diese automatisch zum Kunden und bei Bedarf zu einem Vorgang oder Projekt ab.

    Umgekehrt können Sie sich die E-Mails und Dokumente zu einer E-Mail Adresse über die Schnellsuche direkt in Outlook anzeigen lassen, ohne die Anwendung zu verlassen. 

    Es steht Ihnen frei, nur die Anhänge zu archivieren, damit das Postfach nicht zu groß wird oder eine Kopie der E-Mail im Postfach zu behalten.

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    Mit dem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem DocuWare erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen an die GoBD-konforme Archivierung. Automatisieren und beschleunigen Sie Ihre Belegverarbeitung dank automatisierten Prozessen. Durch die Transparenz behalten Sie stets den Überblick über alle Ihre Belege und Dokumente.