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Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist die Einhaltung von gesetzlichen Regularien nicht Kür sondern Pflicht. DSGVO (Datenschutzgrundverordnung), Revisionssicherheit und GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sollten zwingend eingehalten werden. DocuWare ist ein zertifizierter Anbieter für die elektronische Dokumentenablage und ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem.
Damit bei der Erfassung von Dokumenten möglichst wenig Aufwand entsteht, liest DocuWare gescannte Belege und Dateien automatisiert aus und indexiert die Dokumente bei der Belegablage mit den ausgelesenen Begriffen. Daten die nicht auf einem Dokument stehen, kann DocuWare sich bei Bedarf im Hintergrund aus einer bestehenden Datenbank ziehen und diese nachträglich automatisch ergänzen, beispielsweise eine Kunden- oder Lieferantennummer aus einer Buchhaltungsdatenbank.
So können Sie Dokumente später unter diesen Indexdaten, wie beispielsweise: Firma, Projekt, Belegnummer, Datum wiederfinden. Diese Begriffe lassen sich auch kombinieren, sodass man beispielsweise folgende Suchabfrage erhält: Zeige mir alle Rechnungen der WEKO Informatik vom Zeitraum Januar 2018 bis Ende März 2018.
Zusätzlich kann dank der Volltextsuche ein Wort oder auch Wortkombinationen gesucht werden, DocuWare durchsucht dabei alle Inhalte von gescannten Dokumenten und Dateien und bietet Ihnen eine passende Trefferliste an.
Mit dem DocuWare Workflow Manager können Sie kinderleicht individuelle Prozesse mit Hilfe einer leistungsstarken grafischen Oberfläche erstellen und somit Ihre Geschäftsabläufe automatisieren. Dank klar definierten Prozessen:
Nachdem Dokumente automatisch ausgelesen wurden, kann (je nach Belegtyp) ein automatischer Workflow gestartet werden, der durch verschiedene Abteilungen/ Rollen mit unterschiedlichen Prozessschritten läuft.
Ein Rechnungsfreigabeprozess könnte beispielsweise wie folgt ablaufen:
Sie können alle Dokumentarten wie Rechnungen, Bestellungen, E-Mails, Dateien, Verträge usw. abteilungsübergreifend in elektronischen Akten archivieren und jederzeit auf die vollständigen Dokumente zugreifen. Da jede Abteilung andere Akten hat, finden Sie nachstehend ein paar Bespiele zu gängigen e-Akten:
Mit DocuWare können Sie Ihre Personalakten 1:1 digitalisieren. Legen Sie Bewerberunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen, Abmahnungen, AU’s, Kündigungen, Zertifikate, Weiterbildungsbescheinigungen, Führerschein, E-Mails ab und nutzen Sie Automatismen, wie beispielsweise Workflows oder Fristen, um Prozesse transparent und effizient zu gestalten.
Ein komplexes benutzerspezifisches Berechtigungssystem sowie die verschlüsselte Archivierung schützen die Personaldaten dabei vor unberechtigten Zugriffen.
Auch bei der Einstellung neuer Mitarbeiter kann ein individueller Workflow den Prozess enorm vereinfachen. Durch die Formularlösung von DocuWare kann ein Formular mit allen relevanten Informationen eines Bewerbers oder eines neuen Mitarbeiters ausgefüllt werden. Sobald das Formular gespeichert, gedruckt oder abgeschickt wurde, werden (basierend auf individuellen Vorlagen) Dokumente erstellt und die Informationen aus dem Formular in allen anderen Dokumenten ergänzt. So müssen beispielsweise Stammdaten nur einmal eingegeben werden, damit ein Arbeitsvertrag, die Meldung zur Sozialversicherung, ein Personalstammdatenblatt und ein Workflow für die IT angestoßen wird, mit einer Info, dass zum 01.xx.20xx ein neuer Mitarbeiter anfängt, der ein Notebook und einen Zugang benötigt. Dieser Workflow ist nur ein Beispiel und kann beliebig und individuell angepasst werden.
Mit der DocuWare Outlook Integration archivieren Sie Ihre E-Mails direkt aus Outlook heraus und legen diese automatisch zum Kunden und bei Bedarf zu einem Vorgang oder Projekt ab.
Umgekehrt können Sie sich die E-Mails und Dokumente zu einer E-Mail Adresse über die Schnellsuche direkt in Outlook anzeigen lassen, ohne die Anwendung zu verlassen.
Es steht Ihnen frei, nur die Anhänge zu archivieren, damit das Postfach nicht zu groß wird oder eine Kopie der E-Mail im Postfach zu behalten.
Die moderne Form des Arbeitens ist mobil. DocuWare unterstützt Sie dabei, indem Sie es ermöglichen auch von unterwegs Belege suchen oder freigeben zu können. Der Zugriff auf Ihr Archiv ist per App über das Smartphone oder Tablet/ iPad möglich. Suchen Sie die Belege mit der gewohnten DocuWare Suchfunktion oder lassen sich neue Belege in Listen anzeigen.
Die Dokumente können Sie auch wie gewohnt mit oder ohne Stempelfunktion und Notizen freigeben, weiterleiten oder ablehnen. Die Mitarbeiter können auch per E-Mail benachrichtigt werden, wenn ein neues freizugebendes Dokument zur Verfügung steht. Die Belege werden dabei nicht auf Ihrem Gerät gespeichert, sondern vom Server per sicherer HTTP Verbindung mit SSL-Verschlüsselung angezeigt – der Zugriff auf die App kann durch ein separates Passwort geschützt werden.
Detaillierte Informationen zu unserer Sage 100 Integration.
Sollten Sie andere Buchhaltungs– oder ERP-Systeme verwenden, sprechen Sie uns gerne unverbindlich auf Ihre im Einsatz befindliche Lösung an!
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Mit den flexiblen Lösungen von Sage behalten Sie stets transparent den Überblick über Ihre Geschäftsprozesse. Ob Standardlösung oder individuelle Anforderungen – Sage ermöglicht Ihnen die volle Flexibilität, um auf neue Herausforderungen schnell zu reagieren und weiter zu wachsen.
Mit dem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem DocuWare erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen an die GoBD-konforme Archivierung. Automatisieren und beschleunigen Sie Ihre Belegverarbeitung dank automatisierten Prozessen. Durch die Transparenz behalten Sie stets den Überblick über alle Ihre Belege und Dokumente.
