Dokumentenmanagement mit DocuWare

Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist die Einhaltung von gesetzlichen Regularien nicht Kür sondern Pflicht. 

DSGVO (Datenschutzgrundverordnung), Revisionssicherheit und GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sollten zwingend eingehalten werden. 

DocuWare ist ein zertifizierter Anbieter für die elektronische Dokumentenablage und ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem.

Damit bei der Erfassung von Dokumenten möglichst wenig Aufwand entsteht, liest DocuWare gescannte Belege und Dateien automatisiert aus und indexiert die Dokumente bei der Belegablage mit den ausgelesenen Begriffen. Daten die nicht auf einem Dokument stehen, kann DocuWare sich bei Bedarf im Hintergrund aus einer bestehenden Datenbank ziehen und diese nachträglich automatisch ergänzen, beispielsweise eine Kunden- oder Lieferantennummer aus einer Buchhaltungsdatenbank.

So können Sie Dokumente später unter diesen Indexdaten, wie beispielsweise: Firma, Projekt, Belegnummer, Datum wiederfinden. Diese Begriffe lassen sich auch kombinieren, sodass man beispielsweise folgende Suchabfrage erhält: Zeige mir alle Rechnungen der WEKO Informatik vom Zeitraum Januar 2018 bis Ende März 2018.

Zusätzlich kann dank der Volltextsuche ein Wort oder auch Wortkombinationen gesucht werden, DocuWare durchsucht dabei alle Inhalte von gescannten Dokumenten und Dateien und bietet Ihnen eine passende Trefferliste an.

Nachdem Dokumente automatisch ausgelesen wurden, kann (je nach Belegtyp) ein automatischer Workflow gestartet werden, der durch verschiedene Abteilungen/ Rollen mit unterschiedlichen Prozessschritten läuft.

1. Ein Rechnungsfreigabeprozess könnte beispielsweise wie folgt ablaufen:
2. Rechnung im Sekretariat scannen und auf Vollständigkeit sowie rechnerische Richtigkeit prüfen
   Rechnung an einen oder mehrere Kostenstellen-verantwortliche zur sachlichen Prüfung weiterleiten
3. Anschließend geht der Beleg in die Buchhaltung, wo dieser vorkontiert oder verbucht oder an das Buchhaltungssystem übergeben wird
4. Sobald ein Beleg bezahlt wurde, kann DocuWare diese Information aus der Datenbank auslesen und den Beleg automatisch mit der Information “bezahlt” kennzeichnen – damit ist die Belegbearbeitung für diesen Beleg abgeschlossen

Sie können alle Dokumentarten wie Rechnungen, Bestellungen, E-Mails, Dateien, Verträge usw. abteilungsübergreifend in elektronischen Akten archivieren und jederzeit auf die vollständigen Dokumente zugreifen. Da jede Abteilung andere Akten hat, finden Sie nachstehend ein paar Bespiele zu gängigen e-Akten: 

• Vorgangsakte oder Projektakte
• Kundenakte
• Artikelakte
• Objektakte
• Maschinenakte
• Fahrzeugakte
• Bauakte

Mit der DocuWare Outlook Integration archivieren Sie Ihre E-Mails direkt aus Outlook heraus und legen diese automatisch zum Kunden und bei Bedarf zu einem Vorgang oder Projekt ab.

Umgekehrt können Sie sich die E-Mails und Dokumente zu einer E-Mail Adresse über die Schnellsuche direkt in Outlook anzeigen lassen, ohne die Anwendung zu verlassen. 

Es steht Ihnen frei, nur die Anhänge zu archivieren, damit das Postfach nicht zu groß wird oder eine Kopie der E-Mail im Postfach zu behalten.