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Ihre Zeit ist Gold wert!
Effizienz-Turbo - Dokumentenmanagement.

Mehr Zukunftsfähigkeit durch gesenkte Kosten, gesteigerte Produktivität und mehr Zeit für fundierte Entscheidungen.

Kunden die bereits auf WEKO & DocuWare setzen

Vergeuden Sie Zeit und Geld bei der 
Dokumentensuche, statt produktiv zu arbeiten?

Sind Sie bereit zu erfahren, wie einfach Sie sich von Papier- & Dokumentenbergen befreien können? Möchten Sie den Verwaltungsaufwand und die Lagerhaltung minimieren sowie die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern? Finden Sie es ist Zeit, Ihre Dokumente fehlerfrei und sicherer zu machen?

Worüber möchten Sie mehr erfahren?

Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist die Einhaltung von gesetzlichen Regularien nicht Kür sondern Pflicht. 

DSGVO (Datenschutzgrundverordnung), Revisionssicherheit und GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sollten zwingend eingehalten werden. 

DocuWare ist ein zertifizierter Anbieter für die elektronische Dokumentenablage und ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem.

Auch wenn Rechnungen, Verträge und viele andere Dokumente auf Papier in Ihr Unternehmen kommen, DocuWare Intelligent Indexing erkennt in den Scans mühelos die wichtigsten Elemente und wandelt sie als Indexbegriffe in strukturierte, leicht nutzbare und durchsuchbare Daten um.

Dadurch hilft das selbstlernende System Unternehmen jeder Größe, Dokumente zu verarbeiten, die nicht standardisiert werden können — wie Eingangsrechnungen und Lieferscheine, die je nach Lieferant unterschiedlich aussehen. Ihre Mitarbeiter können sich statt auf Dateneingabe auf weitaus produktivere Projekte konzentrieren.

Damit bei der Erfassung von Dokumenten möglichst wenig Aufwand entsteht, liest DocuWare gescannte Belege und Dateien automatisiert aus und indexiert die Dokumente bei der Belegablage mit den ausgelesenen Begriffen. Daten die nicht auf einem Dokument stehen, kann DocuWare sich bei Bedarf im Hintergrund aus einer bestehenden Datenbank ziehen und diese nachträglich automatisch ergänzen, beispielsweise eine Kunden- oder Lieferantennummer aus einer Buchhaltungsdatenbank.

So können Sie Dokumente später unter diesen Indexdaten, wie beispielsweise: Firma, Projekt, Belegnummer, Datum wiederfinden. Diese Begriffe lassen sich auch kombinieren, sodass man beispielsweise folgende Suchabfrage erhält: Zeige mir alle Rechnungen der WEKO Informatik vom Zeitraum Januar 2018 bis Ende März 2018.

Zusätzlich kann dank der Volltextsuche ein Wort oder auch Wortkombinationen gesucht werden, DocuWare durchsucht dabei alle Inhalte von gescannten Dokumenten und Dateien und bietet Ihnen eine passende Trefferliste an.

Mit dem DocuWare Workflow Manager können Sie kinderleicht individuelle Prozesse mit Hilfe einer leistungsstarken grafischen Oberfläche erstellen und somit Ihre Geschäftsabläufe automatisieren. Dank klar definierten Prozessen:

  • Behalten Sie die Transparenz über den Bearbeitungsstand von Dokumenten
  • Haben Sie dank Aufgabenliste alle Workflows und ToDo’s im Blick
  • Beschleunigen Sie die internen Abläufe durch individuelle automatische Benachrichtigungs- und Eskalationsregeln
  • Hinterlegte Vertreterregelungen und Fristen unterstützen Sie automatisch bei überfälligen Dokumenten durch beispielsweise Krankheit

Nachdem Dokumente automatisch ausgelesen wurden, kann (je nach Belegtyp) ein automatischer Workflow gestartet werden, der durch verschiedene Abteilungen/ Rollen mit unterschiedlichen Prozessschritten läuft.

  1. Ein Rechnungsfreigabeprozess könnte beispielsweise wie folgt ablaufen:
  2. Rechnung im Sekretariat scannen und auf Vollständigkeit sowie rechnerische Richtigkeit prüfen
    Rechnung an einen oder mehrere Kostenstellen-verantwortliche zur sachlichen Prüfung weiterleiten
  3. Anschließend geht der Beleg in die Buchhaltung, wo dieser vorkontiert oder verbucht oder an das Buchhaltungssystem übergeben wird
  4. Sobald ein Beleg bezahlt wurde, kann DocuWare diese Information aus der Datenbank auslesen und den Beleg automatisch mit der Information “bezahlt” kennzeichnen – damit ist die Belegbearbeitung für diesen Beleg abgeschlossen

Sie können alle Dokumentarten wie Rechnungen, Bestellungen, E-Mails, Dateien, Verträge usw. abteilungsübergreifend in elektronischen Akten archivieren und jederzeit auf die vollständigen Dokumente zugreifen. Da jede Abteilung andere Akten hat, finden Sie nachstehend ein paar Bespiele zu gängigen e-Akten: 

  • Vorgangsakte oder Projektakte
  • Kundenakte
  • Artikelakte
  • Objektakte
  • Maschinenakte
  • Fahrzeugakte
  • Bauakte

Mit DocuWare können Sie Ihre Personalakten 1:1 digitalisieren. Legen Sie Bewerberunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen, Abmahnungen, AU’s, Kündigungen, Zertifikate, Weiterbildungsbescheinigungen, Führerschein, E-Mails ab und nutzen Sie Automatismen, wie beispielsweise Workflows oder Fristen, um Prozesse transparent und effizient zu gestalten. 

Ein komplexes benutzerspezifisches Berechtigungssystem sowie die verschlüsselte Archivierung schützen die Personaldaten dabei vor unberechtigten Zugriffen.

Auch bei der Einstellung neuer Mitarbeiter kann ein individueller Workflow den Prozess enorm vereinfachen. Durch die Formularlösung von DocuWare kann ein Formular mit allen relevanten Informationen eines Bewerbers oder eines neuen Mitarbeiters ausgefüllt werden. Sobald das Formular gespeichert, gedruckt oder abgeschickt wurde, werden (basierend auf individuellen Vorlagen) Dokumente erstellt und die Informationen aus dem Formular in allen anderen Dokumenten ergänzt. 

So müssen beispielsweise Stammdaten nur einmal eingegeben werden, damit ein Arbeitsvertrag, die Meldung zur Sozialversicherung, ein Personalstammdatenblatt und ein Workflow für die IT angestoßen wird, mit einer Info, dass zum 01.xx.20xx ein neuer Mitarbeiter anfängt, der ein Notebook und einen Zugang benötigt. 

Dieser Workflow ist nur ein Beispiel und kann beliebig und individuell angepasst werden.

Mit der DocuWare Outlook Integration archivieren Sie Ihre E-Mails direkt aus Outlook heraus und legen diese automatisch zum Kunden und bei Bedarf zu einem Vorgang oder Projekt ab.

Umgekehrt können Sie sich die E-Mails und Dokumente zu einer E-Mail Adresse über die Schnellsuche direkt in Outlook anzeigen lassen, ohne die Anwendung zu verlassen. 

Es steht Ihnen frei, nur die Anhänge zu archivieren, damit das Postfach nicht zu groß wird oder eine Kopie der E-Mail im Postfach zu behalten.

Leitfaden zur Einführung eines DMS

Vorteile auf einen Blick

Sichere & rechtskonforme Aufbewahrung

Geschäftsunterlagen jeder Art werden zentral, sicher und GoBD-konform zusammengeführt.

Automatisierte
Arbeitsabläufe

Geschäftsabläufe wie bspw. die Rechnungsverarbeitung oder das Vertragsmanagement werden automatisch verarbeitet.

Intuitiv &
nutzerfreundlich

Die benutzerfreundliche Oberfläche, erleichtert die Bedienung und Zusammenarbeit im Team.

Ortsunabhängig &
mobiler Zugriff

Schnelle Verfügbarkeit aller Geschäftsunterlagen um von überall uneingeschränkt zu arbeiten.

Digitales Dokumentenmanagement:
Der Schlüssel zu Effizienz, Ersparnissen & Wettbewerbsvorteilen

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Es steigert die Effizienz durch schnellere Dokumentensuche und -verwaltung, senkt Kosten durch die Digitalisierung von Dokumenten, verbessert die Organisation und fördert die Einhaltung von Datenschutzstandards. Zudem ermöglicht es Flexibilität und Mobilität für Mitarbeiter, trägt zur Nachhaltigkeit bei, erleichtert bessere Entscheidungsfindung für Führungskräfte und ist skalierbar, um sich an Veränderungen anzupassen.

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Jetzt handeln &
digital durchstarten

Vereinbaren Sie Ihren Wunschtermin und erfahren Sie,
wie Sie vollumfänglich von unserer Lösung profitieren können.

Revolutionieren Sie Ihr Rechnungswesen

Wie digital ist Ihr Eingangsrechnungsprozess? Erfahren Sie mehr über den Einsatz eines DMS und wie Sie ihre Arbeitsabläufe im Rechnungswesen automatisieren können. 

Nutzen Sie bspw. intelligente Indexierung um Ihre Rechnungen sicher zu archivieren. Ein- oder mehrstufige Freigaben sorgen für reibungslose Abläufe und gewährleisten schnelle Zahlungen.  

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Personalmanagement, mühelos wie ein Blatt Papier im Wind.

Wie digital sind Ihre Personalakten? Organisieren, sichern und bündeln Sie Ihre Mitarbeiterunterlagen in einem zentralen Archiv,  optimieren Ihr Recruiting und sämtliche Arbeitsabläufe in der Personalabteilung.

Mobil - jederzeit, überall und auf allen Endgeräten.

Die moderne Form des Arbeitens ist mobil. DocuWare unterstützt Sie dabei, indem Sie es ermöglichen auch von unterwegs Belege suchen oder freigeben zu können. Der Zugriff auf Ihr Archiv ist per App über das Smartphone oder Tablet/ iPad möglich. Suchen Sie die Belege mit der gewohnten DocuWare Suchfunktion oder lassen sich neue Belege in Listen anzeigen. 

Die Dokumente können Sie auch wie gewohnt mit oder ohne Stempelfunktion und Notizen freigeben, weiterleiten oder ablehnen. Die Mitarbeiter können auch per E-Mail benachrichtigt werden, wenn ein neues freizugebendes Dokument zur Verfügung steht. Die Belege werden dabei nicht auf Ihrem Gerät gespeichert, sondern vom Server per sicherer HTTPS Verbindung mit SSL-Verschlüsselung angezeigt – der Zugriff auf die App kann durch ein separates Passwort geschützt werden. 

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Nahtlos-Integration in Drittanwendungen

Unsere Schnittstelle verbindet das Dokumentenmanagementsystem mit Ihrer Sage 100

Erfahren Sie mehr zu unserer Sage 100 Integration. 

Sollten Sie andere Buchhaltungs– oder ERP-Systeme
verwenden, sprechen Sie uns gerne unverbindlich
auf Ihre im Einsatz befindliche Lösung an!

Fragen oder Wünsche?

Gern präsentieren wir Ihnen unsere Lösung auch in einem Termin.

GoBD-Konformität

Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist die Einhaltung von gesetzlichen Regularien nicht Kür sondern Pflicht. 

DSGVO (Datenschutzgrundverordnung), Revisions-sicherheit und GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sollten zwingend eingehalten werden. 

DocuWare ist ein zertifizierter Anbieter für die elektronische Dokumentenablage und ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem.

Intelligent Indexing

Rechnungen, Verträge und viele andere Dokumente gelangen in Papierform in Ihr Unternehmen? DocuWare Intelligent Indexing erkennt im Scanprozess mühelos die wichtigsten Elemente und wandelt sie in Indexbegriffe um. So werden die Daten strukturiert, leicht nutzbar und durchsuchbar.

Dadurch hilft das selbstlernende System Unternehmen jeder Größe, Dokumente zu verarbeiten, die nicht standardisiert werden können (wie z.B. Eingangsrechnungen und Lieferscheine, die je nach Lieferant unterschiedlich aussehen). Ihre Mitarbeiter können sich statt auf Dateneingabe auf weitaus produktivere Projekte konzentrieren.

Finden auf Knopfdruck

Damit bei der Erfassung von Dokumenten möglichst wenig Aufwand entsteht, liest DocuWare gescannte Belege und Dateien automatisiert aus und indexiert die Dokumente bei der Belegablage mit den ausgelesenen Begriffen. Daten die nicht auf einem Dokument stehen, kann DocuWare sich bei Bedarf im Hintergrund aus einer bestehenden Datenbank ziehen und diese nachträglich automatisch ergänzen, beispielsweise eine Kunden- oder Lieferantennummer aus einer Buchhaltungsdatenbank.

So können Sie Dokumente später unter diesen Indexdaten, wie beispielsweise: Firma, Projekt, Belegnummer, Datum wiederfinden. Diese Begriffe lassen sich auch kombinieren, sodass man beispielsweise folgende Suchabfrage erhält: Zeige mir alle Rechnungen der WEKO Informatik vom Zeitraum Januar 2018 bis Ende März 2018.

Zusätzlich kann dank der Volltextsuche ein Wort oder auch Wortkombinationen gesucht werden, DocuWare durchsucht dabei alle Inhalte von gescannten Dokumenten und Dateien und bietet Ihnen eine passende Trefferliste an.

Workflows

Mit dem DocuWare Workflow Manager können Sie kinderleicht individuelle Prozesse mit Hilfe einer leistungsstarken grafischen Oberfläche erstellen und somit Ihre Geschäftsabläufe automatisieren. Dank klar definierten Prozessen:

Elektronische Rechnungsfreigabe

Nachdem Dokumente automatisch ausgelesen wurden, kann (je nach Belegtyp) ein automatischer Workflow gestartet werden, der durch verschiedene Abteilungen/ Rollen mit unterschiedlichen Prozessschritten läuft.

Ein Rechnungsfreigabeprozess könnte beispielsweise wie folgt ablaufen:

  1. Rechnung im Sekretariat scannen und auf Vollständigkeit sowie rechnerische Richtigkeit prüfen
  2. Rechnung an einen oder mehrere Kostenstellen-verantwortliche zur sachlichen Prüfung weiterleiten
  3. Anschließend geht der Beleg in die Buchhaltung, wo dieser vorkontiert oder verbucht oder an das Buchhaltungssystem übergeben wird
  4. Sobald ein Beleg bezahlt wurde, kann DocuWare diese Information aus der Datenbank auslesen und den Beleg automatisch mit der Information “bezahlt” kennzeichnen – damit ist die Belegbearbeitung für diesen Beleg abgeschlossen

E-Akte

Sie können alle Dokumentarten wie Rechnungen, Bestellungen, E-Mails, Dateien, Verträge usw. abteilungsübergreifend in elektronischen Akten archivieren und jederzeit auf die vollständigen Dokumente zugreifen. Da jede Abteilung andere Akten hat, finden Sie nachstehend ein paar Bespiele zu gängigen e-Akten: 

Personalakte

Mit DocuWare können Sie Ihre Personalakten 1:1 digitalisieren. Legen Sie Bewerberunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen, Abmahnungen, AU’s, Kündigungen, Zertifikate, Weiterbildungsbescheinigungen, Führerschein, E-Mails ab. Nutzen Sie Automatismen, wie beispielsweise Workflows oder Fristen, um Prozesse transparent und effizient zu gestalten. 

Ein komplexes benutzerspezifisches Berechtigungssystem sowie die verschlüsselte Archivierung schützen die Personaldaten dabei vor unberechtigten Zugriffen.

On- und Offboarding Prozess

Auch bei der Einstellung neuer Mitarbeiter kann ein individueller Workflow den Prozess enorm vereinfachen. Durch die Formularlösung von DocuWare kann ein Formular mit allen relevanten Informationen eines Bewerbers oder eines neuen Mitarbeiters ausgefüllt werden. Sobald das Formular gespeichert, gedruckt oder abgeschickt wurde, werden (basierend auf individuellen Vorlagen) Dokumente erstellt und die Informationen aus dem Formular in allen anderen Dokumenten ergänzt. 

So müssen beispielsweise Stammdaten nur einmal eingegeben werden, damit ein Arbeitsvertrag, die Meldung zur Sozialversicherung, ein Personalstammdatenblatt und ein Workflow für die IT angestoßen wird, mit einer Info, dass zum 01.xx.20xx ein neuer Mitarbeiter anfängt, der ein Notebook und einen Zugang benötigt. 

Dieser Workflow ist nur ein Beispiel und kann beliebig und individuell angepasst werden.

Revisionssicherheit

Mit der DocuWare Outlook Integration archivieren Sie Ihre E-Mails direkt aus Outlook heraus und legen diese automatisch zum Kunden und bei Bedarf zu einem Vorgang oder Projekt ab.

Umgekehrt können Sie sich die E-Mails und Dokumente zu einer E-Mail Adresse über die Schnellsuche direkt in Outlook anzeigen lassen, ohne die Anwendung zu verlassen. 

Es steht Ihnen frei, nur die Anhänge zu archivieren, damit das Postfach nicht zu groß wird oder eine Kopie der E-Mail im Postfach zu behalten.

WEKO Informatik GmbH

WEKO eSolutions GmbH

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Mit den flexiblen Lösungen von Sage behalten Sie stets transparent den Überblick über Ihre Geschäftsprozesse. Ob Standardlösung oder individuelle Anforderungen – Sage ermöglicht Ihnen die volle Flexibilität, um auf neue Herausforderungen schnell zu reagieren und weiter zu wachsen.

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DocuWare Platin Partner

Mit dem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem DocuWare erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen an die GoBD-konforme Archivierung. Automatisieren und beschleunigen Sie Ihre Belegverarbeitung dank automatisierten Prozessen. Durch die Transparenz behalten Sie stets den Überblick über alle Ihre Belege und Dokumente.