Seit wann gelten die Grundsätze der GoBD?

Am 14. November 2014 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen erstmals die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD). Sie wurde zuletzt im November 2019 geändert und gibt vor, wie Unternehmen mit steuerrelevanten Daten in elektronischer Form umzugehen haben.

Wer ist von der GoBD betroffen?

Es liegt in der Verantwortung eines jeden Gewinnerzielenden (Groß- und Kleinunternehmen, Freiberufler, Selbstständige), diesen Grundsätzen nachzukommen. In der GoBD werden unter anderem auch Mindestanforderungen an Prozesse, Systeme, Verfassungsdokumentationen, Datensicherheit und das interne Kontrollsystem gestellt. Aber auch die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung sind dort definiert, darunter: Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung sowie Unveränderbarkeit.

Die Einhaltung dieser Grundsätze stellt sowohl kleinere Unternehmen, als auch größere Unternehmen vor die Herausforderung sämtliche relevanten Informationen ordnungsgerecht aufzubewahren und zu verwalten.

Mit digitalen Lösungen GoBD-konform arbeiten

Prinzipiell steigt der Verwaltungsaufwand bei GoBD-konformer Archivierung, denn je mehr Dokumente in einem Unternehmen verwaltet werden, desto schwieriger wird es den Überblick zu bewahren und schnell auf das benötigte Dokument zuzugreifen. Häufig ist das Personal außerdem schon ausgelastet und kann weitere Aufgaben nicht aufnehmen, ohne andere zu vernachlässigen. In solchen Fällen setzen viele Unternehmen auf digitale Lösungen, denn Sie sind zum einen nachhaltig und zum anderen effizient.

Auch das Abmahnen und Zahlen von Strafen kann damit letztlich ohne Zusatzaufwand vermieden werden, während Sie zugleich auf ein ordentliches Archiv zurückgreifen können. Lesen Sie gleich nach, durch welche Funktionen ein GoBD-konformes Dokumentenmanagementsystem bei der täglichen Arbeit unterstützt.

Die offiziellen Anforderungen der GoBD können Sie auf der Seite des Bundesministeriums der Finanzen nachlesen.