Als Bitkom 2020 ihre dritte Studie zum Thema Digital Office veröffentlichte, lieferten sie wieder interessante Einblicke in die deutsche Unternehmenskultur. Dabei ging es speziell darum, wie sich Unternehmen digitalisieren und welche Vorteile sie dadurch gewonnen haben. Insbesondere das Jahr 2020 und der damit einhergehenden Corona-Pandemie, stellt weiterhin viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Vor allem aber erwischte es die Unternehmen, die noch keine Schritte bezüglich Digitalisierung unternommen haben. Wieso eine Digitalisierung der Arbeitsprozesse gerade jetzt wichtig ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was einst als Trend angesehen wurde, entwickelt sich momentan zunehmend zur Normalität. Was kann aber auch getan werden, wenn beispielsweise bestimmte Dokumente gebraucht werden, aber niemand vor Ort ist, der sie einem zusenden könnte? Die Lösung ist digital. Ob COVID oder nicht, Fluktuation oder Krankheitsausfälle des Personals sind allgegenwärtige Themen, die Unternehmen auch nach der Krise beschäftigen werden. Um Problemen wie beispielsweise dezentrale Archivierung aus dem Weg zu gehen, ist es sinnvoll Daten digital zu verwalten. Aber auch hier reicht einfaches Ablegen in Ordnern (egal ob lokal oder Netzwerkpfad) nicht aus. Wer sich mit der rechtlichen Thematik auskennt, wird spätestens hier an die GoBD-Konformität denken.

GoBD-konforme Archivierung bedeutet im Grunde, dass Dokumente wie z.B. Rechnungen ohne Medienbrüche und revisionssicher aufzubewahren sind sowie dokumentiert werden müssen. Gleichzeitig soll nicht jedes Dokument für jeden zugänglich sein. Mit spezieller Software wie beispielsweise von DocuWare werden solche Probleme reibungslos gelöst. Da selbst kleinste Fehler bei der Datenarchivierung schon schwere Folgen für Unternehmen mit sich ziehen können, gehen viele Unternehmen kein Risiko ein und setzen auf GoBD-zertifizierte Software-Lösungen.

Bei Betriebsprüfungen oder Rechtfertigungen gegenüber den Finanzbehörden, ist es schließlich von Vorteil auf der sicheren Seite zu stehen. Das ist aber nur einer von vielen Gründen, warum mittelständische Unternehmen langsam die Chancen der Digitalisierung ergreifen. Neben Nerven werden hier auch noch Zeit und Geld geschont.

So investieren Mitarbeiter weniger Zeit in die Dokumentenverwaltung und können effizienter arbeiten. DocuWare ermöglicht aber auch vieles mehr, darunter: Definierbare Workflows, wodurch sich ganze Prozesse automatisieren lassen. Digitale Lösungen sind nicht nur ökologisch nachhaltig, sondern schonen zugleich auch menschliche Ressourcen, sodass schlussendlich Kapazitäten besser ausgeschöpft werden können.

Der Nutzen einer solchen Anwendung ist aber nicht nur in Krisenzeiten von Vorteil. Auch wenn sich der Alltag wieder normalisiert hat und das gewohnte Leben wieder weitergeht, werden Partner und Kunden besucht. Auch Home-Office wird weiterhin ein relevantes Thema bleiben und rechtskonforme Datenarchivierung sowieso. Bereiten Sie sich vor und wagen Sie den nächsten Schritt!

Sehen auch Sie die Vorteile digitaler Lösungen? Gerne zeigen wir Ihnen mehr und beraten Sie dabei, passgenaue Lösungen in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Schreiben Sie uns gleich eine Anfrage!