Referenzbericht

Die Hubertus Apotheke hat kürzlich eine beeindruckende Transformation durchlaufen. Das Unternehmen, sah sich mit einer komplexen Herausforderung konfrontiert: lange Bearbeitungszeiten und ein manueller Übermittlungsprozess an den Steuerberater. In einer Zeit, in der digitale Effizienz und reibungslose Prozesse entscheidend sind, wandte sich die Hubertus Apotheke an einen externen Lösungsanbieter, um ihr Problem anzugehen.

Die Ausgangssituation:

Die Hubertus Apotheke, stand vor einem Problem, das in vielen Unternehmen weit verbreitet ist – fehlende digitale Dokumentenprozesse und die damit einhergehenden langen Bearbeitungszeiten. Der manuelle Übermittlungsprozess an den Steuerberater erwies sich als zeitaufwändig und ineffizient. Doch das Projekt sollte sich nicht auf die Apotheke beschränken. Im Laufe der Zeit wurden zwei weitere Apotheken an verschiedenen Standorten als neue Mandanten in das Projekt aufgenommen.

Die Anforderungen:

Die Hauptanforderung bestand darin, die bestehenden Prozesse zu optimieren und eine automatisierte Rechnungsverarbeitung für sämtliche Einkaufsbelege, Anschaffungen und tägliche Rechnungen zu schaffen. Darüber hinaus sollten individuelle Freigabe-Richtlinien mit digitalen Unterschriften zur Freizeichnung durch die Mitarbeiter und Filialleiter automatisiert in das System integriert werden.

Der Umsetzungsprozess:

Um die Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen, wurde eine umfassende Prozessaufnahme vor Ort durchgeführt. Dabei wurden auch die vorhandenen Hardware-Ressourcen überprüft, wobei sich zeigte, dass bestehende Scanner weiterhin genutzt werden konnten. Die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter und Nutzer wurden sorgfältig berücksichtigt. Jeder Mandant erhielt einen eigenen Workflow in DocuWare, was eine maßgeschneiderte Dokumentenbearbeitung ermöglichte.

Die Herausforderungen und ihre Bewältigung:

Die größte Herausforderung bestand darin, den Schritt in das digitale Zeitalter zu vollziehen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Verarbeitung und Archivierung der Dokumente den rechtlichen Anforderungen entsprachen. Vor der Implementierung von DocuWare fehlten Überwachung und Auswertung von Rechnungen gänzlich. Doch die Vorteile dieser Transformation waren umfangreich. Liquidität konnte sichergestellt, Skonti genutzt, Platz und Lagerhaltung optimiert sowie Durchlaufzeiten reduziert werden. Nicht zu vergessen die erhebliche Reduzierung des Papierverbrauchs.

Das Ergebnis:

Im Mai 2021 wurde das Projekt erfolgreich abgeschlossen, und im Jahr 2022 wurde eine weitere Apotheke hinzugefügt. Doch das Projekt ging über die reine Optimierung des Einkaufsprozesses hinaus. DocuWare fungierte als digitales Personalarchiv für Bewerbungen, Urlaubsanträge, Kündigungen und sämtliche HR-Dokumente, da keine separate HR-Software im Einsatz war. Ein Geschäftsführer-Archiv für Verträge und das Vertragsmanagement rundeten die Implementierung ab.

Insgesamt zeigt diese Erfolgsgeschichte der Hubertus Apotheke, wie eine zukunftsorientierte Herangehensweise und die Zusammenarbeit mit kompetenten Lösungsanbietern dazu beitragen können, die Arbeitsprozesse zu optimieren, effizienter zu gestalten und den Anforderungen des digitalen Zeitalters gerecht zu werden. Die Hubertus Apotheke ist nun bestens gerüstet, um von den Vorteilen einer papierlosen Arbeitsumgebung zu profitieren und ihren Kunden weiterhin erstklassigen Service zu bieten.