Referenzbericht

Die Hubertus Apotheke sah sich mit einer komplexen
Herausforderung konfrontiert: lange Bearbeitungszeiten und ein manueller
Übermittlungsprozess an den Steuerberater. In einer Zeit, in der digitale Effizienz
und reibungslose Prozesse entscheidend sind, wandte sich die Hubertus Apotheke
an einen externen Lösungsanbieter, um ihr Problem anzugehen.

Ausgangssituation

Die Hubertus Apotheke, stand vor einem Problem, das in vielen Unternehmen weit
verbreitet ist – fehlende digitale Dokumentenprozesse und die damit
einhergehenden langen Bearbeitungszeiten. Der manuelle Übermittlungsprozess an
den Steuerberater erwies sich als zeitaufwändig und ineffizient. Doch das
Projekt sollte sich nicht auf die Apotheke beschränken. Im Laufe der Zeit
wurden zwei weitere Apotheken an verschiedenen Standorten als neue Mandanten in
das Projekt aufgenommen.

Projektziele

Die Hauptanforderung bestand darin, die bestehenden Prozesse zu optimieren und eine
automatisierte Rechnungsverarbeitung für sämtliche Einkaufsbelege,
Anschaffungen und tägliche Rechnungen zu schaffen. Darüber hinaus sollten
individuelle Freigabe-Richtlinien mit digitalen Unterschriften zur
Freizeichnung durch die Mitarbeiter und Filialleiter automatisiert in das
System integriert werden.

Umsetzung

Um die Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen, wurde eine umfassende
Prozessaufnahme vor Ort durchgeführt. Dabei wurden auch die vorhandenen
Hardware-Ressourcen überprüft, wobei sich zeigte, dass bestehende Scanner
weiterhin genutzt werden konnten. Die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter
und Nutzer wurden sorgfältig berücksichtigt. Jeder Mandant erhielt einen
eigenen Workflow in DocuWare, was eine maßgeschneiderte Dokumentenbearbeitung
ermöglichte.

Die größte Herausforderung bestand darin, den Schritt in das digitale Zeitalter zu
vollziehen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Verarbeitung und
Archivierung der Dokumente den rechtlichen Anforderungen entsprachen. Vor der
Implementierung von DocuWare fehlten Überwachung und Auswertung von Rechnungen
gänzlich. Doch die Vorteile dieser Transformation waren umfangreich. Liquidität
konnte sichergestellt, Skonti genutzt, Platz und Lagerhaltung optimiert sowie
Durchlaufzeiten reduziert werden. Nicht zu vergessen die erhebliche Reduzierung
des Papierverbrauchs.

Ergebnis

Im Mai 2021 wurde das Projekt erfolgreich abgeschlossen, und im Jahr 2022 wurde eine
weitere Apotheke hinzugefügt. Doch das Projekt ging über die reine Optimierung
des Einkaufsprozesses hinaus. DocuWare fungierte als digitales Personalarchiv
für Bewerbungen, Urlaubsanträge, Kündigungen und sämtliche HR-Dokumente, da
keine separate HR-Software im Einsatz war. Ein Geschäftsführer-Archiv für
Verträge und das Vertragsmanagement rundeten die Implementierung ab.

Insgesamt zeigt diese Erfolgsgeschichte der Hubertus Apotheke, wie eine
zukunftsorientierte Herangehensweise und die Zusammenarbeit mit kompetenten
Lösungsanbietern dazu beitragen können, die Arbeitsprozesse zu optimieren,
effizienter zu gestalten und den Anforderungen des digitalen Zeitalters gerecht
zu werden. Die Hubertus Apotheke ist nun bestens gerüstet, um von den Vorteilen
einer papierlosen Arbeitsumgebung zu profitieren und ihren Kunden weiterhin
erstklassigen Service zu bieten.

„Dank des Einsatzes der WEKO DMS-Lösung hat sich nicht nur unsere Effizienz drastisch verbessert, sondern wir erleben auch täglich die Vorteile einer optimierten, papierlosen Arbeitsumgebung. Dieser Schritt in die digitale Zukunft hat unsere Arbeitsprozesse vereinfacht und unsere Kundendienstqualität auf ein neues Level gehoben.“

– Dr. J. Wedler Inhaber Hubertus Apotheke