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Referenzbericht

Mobile-Hubtechnik, Kranarbeiten und Transporte GmbH

MOBI-HUB, seit 1994 Anbieter für Kranvermietung sowie Planung, Logistik und Abwicklung komplexer Industrie- und Bauprojekte revolutioniert verwaltungsnahe administrative Prozesse mit einer Digitalisierungslösung des IT- Beratungsunternehmen WEKO eSolutions GmbH. Dem Unternehmen stehen mehr als 140 Fahrzeuge, davon 20 Zugmaschinen und 40 Auflieger zur Verfügung, um professionelle Hebedienstleistungen durchzuführen. Mit seinen rund 80 Mitarbeitern betreut MOBI-HUB mehr als 23 Projekte täglich.

Projekte

Branche

Hebedienstleistungen

Standort

Berlin

Website

Ausgangssituation

MOBI-HUB arbeitete seit Mitte der 90er Jahre mit einer ERP-Software, die 2016 in die Sage Office Line überführt wurde. Eine digitale Lösung für das Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten existierte bis dahin nicht. Bestellungen, Angebote und Lieferscheine lagen in Papierform vor und wurden alphabetisch sortiert, um später eintreffende Rechnungen zuordnen zu können. Dokumente gingen mehrfach durch die Hände, mussten manuell gefunden, bearbeitet, kontrolliert, abgelegt und archiviert werden. Informationen wurden teils händisch im ERP erfasst – zeitaufwändig und ineffizient.

Projektziele

Nahtlose Integration in die bestehende IT-Landschaft: Anbindung eines zentralen DMS an die Sage-Warenwirtschaft über eine Schnittstellen-Softwareanwendung. Ziel war eine reibungslose Kommunikation zwischen beiden Systemen und die vollständige Digitalisierung von Finanzbuchhaltung, Controlling und Dokumentenablage.

Umsetzung

Ausgehend von digitaler Rechnungsverarbeitung und der Verknüpfung zugehöriger Dokumente entstand innerhalb von vier Jahren eine weitgehend automatisierte Abwicklung verwaltungsnaher Geschäftsprozesse bis hin zum papierarmen Arbeiten. Daraus folgten u. a. Split-Buchungen, interne Freigabeprozesse, digitale Akten für Personal, Fuhrpark und Schadensfälle sowie die mobile Einbindung der Außendienstmitarbeiter.
Über die Schnittstellen-Anwendung werden vorkontierte Eingangsrechnungen automatisiert an das Sage-Rechnungswesen übergeben; ein Split-Buchungsimport ermöglicht das Buchen vieler Dokumente auf einen Schlag. Archivierte Dokumente sind in der gewohnten Sage-Umgebung per Klick in Sekunden auffindbar. Interne Freigaben, die zuvor Tage dauerten, lassen sich nun in wenigen Minuten digital zuweisen und erledigen.
In Sage erzeugte Belege werden dank Auto-Versionierung im DMS und intelligenter Begriffs-Indexierung automatisiert ausgelesen, an das DMS übergeben und rechtskonform archiviert. Das integrierte Workflow-Management ermöglicht individuelle Automatisierungen und ist beliebig erweiterbar.
Für die Einführung wurden vorhandene Prozesse und Verbesserungsvorschläge aufgenommen und dokumentiert, anschließend Lösungskonzept, Rollen, Suchkriterien und Indexdaten definiert. Es folgten Implementierung und Konfiguration des Cloud-Systems, Umsetzung des Berechtigungskonzepts, Tests und Schulungen der Hauptnutzer. Nach Anwendertests, Dokumentation und Anpassungen startete eine vierwöchige Testphase. Änderungswünsche wurden umgesetzt, danach erfolgten Go-Live, Übergabe an den Support und Projektabschluss.

Ergebnis

Die Finanzbuchhaltung, das Controlling und die Dokumentenablage wurden vollständig digitalisiert. Die Schnittstellen-Software gewährleistet die Integration des zentralen DMS in die bestehende IT-Landschaft. Dokumente werden automatisiert an das Sage-Rechnungswesen übermittelt, Split-Buchungen beschleunigen die Verarbeitung, und interne Freigaben erfolgen in Minuten. Insgesamt wurden Durchlaufzeiten reduziert und die administrativen Prozesse nachweislich effizienter gestaltet.

„Die Kommunikation mit WEKO war einwandfrei. Unsere Anforderungen wurden erfüllt und die Systeme perfekt auf uns zugeschnitten. Unsere Finanzbuchhaltung, das Controlling und die Dokumentenablage wurden vollständig digitalisiert“.

Ute Hallau Geschäftsführerin MOBI-HUB 

WEKO Informatik GmbH

WEKO eSolutions GmbH

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