Referenzbericht

Herausforderung: Dokumentenberge, ineffizient und zeitaufwändig

MOBI-HUB arbeitete bereits seit Mitte der 90er Jahre mit einer (ERP) Software, die 2016 in die Sage Office Line überführt wurde. Bis zu diesem Zeitpunkt gab es keine digitale Lösung für das Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten.

Entsprechend lagen Dokumente wie Bestellungen, Angebote und Lieferscheine in Papierform vor und wurden in riesigen Dokumentenstapeln alphabetisch sortiert, um eine Zuordnung der häufig deutlich später eintreffenden Rechnungen zu gewährleisten.

Alle Dokumente fielen einzelnen Mitarbeitern somit mehrmals in die Hände und mussten manuell gefunden, bearbeitet, kontrolliert, abgelegt und archiviert werden. Informationen mussten teils manuell im ERP-System hinterlegt werden und wurden entsprechend zeitaufwändig und ineffizient abgetippt.

Anforderung: Nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaft

Das Beratungsunternehmen hatte gemäß den Anforderungen der Geschäftsführerin Ute Hallau für die Einführung digitaler Geschäftsprozesse bei MOBI-HUB, die Anbindung eines zentralen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) an die Sage-Warenwirtschaft empfohlen. Über eine Schnittstellen-Softwareanwendung wird nun eine Nahtlos-Kommunikation der beiden Tools untereinander sowie eine -Integration des DMS in die gewohnte Sage-Umgebung gewährleistet. Somit konnten, die Finanzbuchhaltung, das Controlling und die Dokumentenablage vollständig digitalisiert werden.

Lösung: Was konnte umgesetzt werden?

Was ursprünglich mit digitaler Rechnungsverarbeitung und der Verknüpfung zugehöriger Dokumente begann, hat in einem Zeitraum von 4 Jahren zur Vollautomatisierung verwaltungsnaher Geschäftsprozesse geführt. Ein papierloses Arbeiten wurde somit möglich. In direkter Folge ergaben sich daraus weitere Lösungen wie Split-Buchungen, interne Freigabeprozesse, digitale Akten für Personal, Fuhrpark und Schadensfälle oder gar die mobile Einbindung der Außendienstmitarbeiter.

Im Detail werden über die Schnittstellen-Anwendung vorkontierte Eingangsrechnungen automatisiert an das Sage Rechnungswesen übergeben. Ein Split-Buchungsimport ermöglicht es, beliebig viele Dokumente auf einen Schlag zu buchen, was einen enormen Zeitvorteil bringt. In der für Nutzer gewohnten Sage-Umgebung, können archivierte Dokumente an beliebigen Stellen mit einem Klick, innerhalb von Sekunden gefunden und abgerufen werden, wodurch effizientes Arbeiten ermöglicht und gefördert wird. Interne Freigabe-Prozesse, die mitunter Tage in Anspruch nahmen lassen sich nun innerhalb weniger Minuten digital zuweisen und mit wenigen Klicks erledigen. 

In Sage erzeugte Belege werden dank einer im DMS integrierten Auto-Versionierung und einer intelligenten Begriffs-Indexierung automatisiert und nachvollziehbar ausgelesen, an das DMS übergeben und rechtskonform archiviert. Ein entscheidender Punkt, der zur initialen Auswahl des DMS geführt hatte, ist das integrierte Workflow-Management. Es ermöglicht die Erstellung individueller Automatisierungen verschiedener Prozesse und kann beliebig erweitert werden.

Wie wurde das Ganze umgesetzt?

Das Beratungsunternehmen sammelte zunächst alle vorhandenen Informationen zu bestehenden Prozessen und Verbesserungsvorschlägen der MOBI-HUB Mitarbeiter, beschrieb und dokumentierte diese.  In einem zweiten Schritt ging es in die Lösungserstellung. In dieser Phase widmete sich das Beratungsunternehmen der Konzeption des Designs. Benutzerrollen wurden besprochen und festgelegt. Ebenfalls konnten sowohl bestimmte Suchkriterien als auch Indexdaten bestimmt werden. In einem weiteren Schritt kam es zur Lösungsimplementierung. In dieser dritten Phase wurde das Cloud-System beim Kunden intern eingerichtet und konfiguriert. Das zuvor besprochene Berechtigungskonzept der Nutzer wurde umgesetzt. In einer vierten Phase wurde das System getestet und Hauptnutzer trainiert. Es kam zu Anwendertests und anschließender Dokumentation sowie ersten Anpassungen. Die Lösungsbeschreibung als auch die technische Architektur wurden in die Dokumentation überführt, um im nächsten Schritt, bei der Übergabe der Lösung präsentiert zu werden. Im Anschluss begann eine Testphase über einen Zeitraum von 4 Wochen, in dem alle Mitarbeiter die Möglichkeit hatten das System ausreichend zu testen und sich einzuarbeiten. Nachträgliche Änderungswünsche wurden besprochen und umgesetzt bevor das System Live ging. Mit der Übergabe der vollständigen Dokumentation an den Support wurde das Projekt schließlich erfolgreich abgeschlossen.

Fazit

Das Unternehmen MOBI-HUB revolutioniert administrative Arbeitsabläufe mithilfe eines IT-Beratungsunternehmen und Einführung einer automatisierten Digitalisierungs-Lösung.   

Vor der Einführung der Lösung lagen sämtliche Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Angebote und Lieferscheine in Papierform vor und wurden manuell bearbeitet, kontrolliert und abgelegt. Das führte zu ineffizienten und zeitaufwändigen Prozessen.

Mit der neuen Lösung konnte eine vollständige Digitalisierung der Finanzbuchhaltung, des Controllings und der Dokumentenablage erreicht werden, was zu einem papierlosen Arbeiten führte. Über eine Schnittstellen-Softwareanwendung ist eine nahtlose Integration des zentralen Dokumentenmanagement-Systems in die bestehende IT-Landschaft möglich. Das ermöglicht die automatisierte Übermittlung sämtlicher Dokumente an das Sage Rechnungswesen, den Import beliebig vieler Dokumente auf einen Schlag sowie optimierte Abläufe für interne Freigabe-Prozesse, die sich nun innerhalb weniger Minuten digital zuweisen und erledigen lassen. Insgesamt gelang es MOBI-HUB durch seinen Innovations- und Veränderungswillen, die digitale Transformation der administrativen Prozesse erfolgreich umzusetzen, enorme Zeitvorteile zu erzielen und nachweislich effizienter zu arbeiten.