Projektakten ohne Mühe strukturieren und verwalten
Erfahren Sie mehr zur digitalen Projektakte und effizientem Dokumentenmanagement. Machen Sie Schluss mit Informationsverzettelungen.
Das Organisieren aller zugehörigen Dokumente zu einem bestimmten Projekt kann unkompliziert sein. Es ist nicht nötig, Dokumente zu duplizieren oder mehrmals zu speichern. In DocuWare bilden und wachsen Projektordner quasi selbstständig.
Ein bekanntes Szenario: Vom ersten Meeting bis zum Projektende entstehen unzählige Unterlagen. Über einen längeren Zeitraum werden diese Dokumente bearbeitet, überprüft, abgestimmt und weitergegeben. Schreiben, Aufzeichnungen, Offerten, Rechnungen und Abkommen finden sich in vielfältigen Ordnersystemen, E-Mail-Konten oder physischen Ablagen – und oft mehrfach, verteilt auf verschiedene Teams und Zuständige.
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Um solche Informationsverzettelungen zu vermeiden, archivieren, bearbeiten und suchen Sie projektbezogene Unterlagen zentral in DocuWare. Das erfordert nur ein eindeutiges Kennzeichen, das beim Speichern den Bezug zwischen den Dokumenten schafft, etwa ein Indexfeld wie „Projekt“, „Fallnummer“ oder „Klient“. Dieses Feld ergänzt alle entscheidenden Speicher- und Suchdialoge, sodass Sie einfach projektbezogen auf Unterlagen zugreifen können, ohne bestehende Systeme umzustellen.
Ordneransicht für digitale Projektakten
Optimal für projektbezogene Speicherung und Recherche ist der Zugang über eine flexibel anpassbare Ordneransicht in DocuWare. Als primäre Ordnerebene dient der jeweilige Eintrag im Indexfeld „Projekt“. Als nächstes Unterebene könnte die Dokumentenart herhalten. Die Anzahl und Struktur Ihrer Projektordner kann individuell konfiguriert werden.
Selbstgenerierende Ordner
Ein besonderes Feature: Mit dem Speichern des ersten Dokuments eines neuen Projekts erstellt sich der Ordner für dieses Projekt selbst. Enthaltene Unterordner spiegeln alle Dokumentarten wider, die Sie für dieses Projekt speichern. Wenn Sie beispielsweise Briefe, Offerten, Verträge und Aufzeichnungen für die Projekte Alpha, Beta und Gamma in DocuWare gespeichert haben, sehen Sie die Ordner Alpha, Beta und Gamma und darunter die jeweiligen Unterordner. Sobald Sie ein Dokument mit dem Indexfeld „Projekt“ und dem Eintrag Delta speichern, erscheint der Ordner Delta.
Dokumente direkt in den Projektordner speichern
Mit der Ordneransicht können Sie Dokumente nicht nur suchen, sondern auch direkt speichern. Sie können Dokumente beispielsweise per Drag & Drop aus einem Ablagekorb oder Ihrem Dateisystem in den passenden Projekt- oder Unterordner verschieben. Ein Speicherdialog öffnet sich automatisch und die relevanten Indexfelder sind schon ausgefüllt.
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Quelle: DocuWare
