Archivsysteme – klingen sie für Sie nach staubigen Regalen, veralteten Akten und Neonlicht? In gewisser Weise, ja. Aber moderne Systeme, geprägt von innovativer Technologie, sind ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, Organisationen und öffentliche Einrichtungen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche verschiedenen Archivsysteme es gibt, welche Funktionen sie erfüllen müssen und welche Vorteile sie bieten.

Was ist ein Archivsystem und welche Varianten gibt es?

Ein Archivsystem ist ein essentielles Hilfsmittel zur effizienten Verwaltung von Informationen, Dokumenten und Medien. Es ermöglicht die langfristige Aufbewahrung, einfache Suche und sichere Speicherung von Daten, sei es physisch oder digital. Durch strukturierte Organisation, Metadatenvergabe und gezielte Bereitstellung hilft das System, wertvolles Wissen zu bewahren, rechtlichen Anforderungen zu entsprechen und den Zugriff auf Informationen zu optimieren. Je nach Art der Medien und individueller Anforderungen gibt es verschiedene Arten:

• Physische Archivsysteme: Diese umfassen die Aufbewahrung physischer Objekte wie Papierdokumente, Bücher, Artefakte und Fotografien. Sie erfordern oft spezielle Lagerung und Schutz.
• Digitale Archivsysteme: Diese sind auf die Archivierung digitaler Dateien, Dokumente und Multimedia-Inhalte ausgerichtet und bieten effiziente Verwaltung und intelligente Suchfunktionen.
• Webarchivsysteme: Diese erfassen und archivieren Webseiten und deren Inhalte, um historische und wissenschaftliche Forschung zu unterstützen.
• Bibliotheksarchivsysteme: Spezialisierte Systeme zur Verwaltung von Büchern, Zeitschriften und wissenschaftlichen Arbeiten.
• Regierungs- und Behördenarchivsysteme: Diese dienen der Archivierung staatlicher Aufzeichnungen, Gesetzen und historischen Dokumenten.

Im Folgenden konzentrieren wir uns auf die elektronische Archivierung und die damit verbundenen Systeme.

Warum ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wichtig?

DMS-Systeme spielen eine entscheidende Rolle für Unternehmen, Organisationen und öffentliche Einrichtungen und bieten:

• Compliance und rechtliche Einhaltung: Sie unterstützen bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen zur Aufbewahrung von Unterlagen und Dokumenten.
• Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Verfolgung des Lebenszyklus von Dokumenten, ermöglichen den Zugriff auf frühere Versionen und fördern die Revisionssicherheit
• Wissensmanagement: Sie organisieren und bewahren Wissen, das im Laufe der Zeit gesammelt wurde, und machen es für Mitarbeiter zugänglich.
• Ressourceneffizienz: Durch die systematische Organisation von Informationen wird Zeit und Ressourcen bei der Suche und Verwaltung gespart.
• Geschäftskontinuität: Im Falle von Notfällen oder Störungen unterstützt die Sicherung wichtiger Informationen dabei, das Geschäft schnell wieder aufzunehmen.
• Zusammenarbeit und Kommunikation: Gut organisierte Systeme zur Informationsverwaltung fördern die Zusammenarbeit und den Informationsfluss, besonders in Zeiten von hybrider Arbeit.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Ein geeignetes DMS-System besteht aus drei Hauptkomponenten:

• Hardware: Dazu gehören ein Archivserver und ein geeignetes Speichersystem oder alternativ eine skalierbare Cloud-Lösung.
• Software: Ideal ist ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine “Enterprise Content Management” (ECM)-Suite.
• Dateiformate: Die Wahl geeigneter Standardformate sorgt für langfristige Lesbarkeit und vermeidet Dokumentenmigration.

Das Dokumentenmanagementsystem sollte in der Lage sein, Dokumente aus verschiedenen Quellen zu verarbeiten, sei es gescannte Papiere, elektronische PDFs, E-Mails oder deren Anhänge. Dokumente werden sicher, strukturiert und leicht auffindbar gespeichert. Es ist wichtig, Informationen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und Projekten an einem Ort übersichtlich zu bündeln.

Eine DMS- oder ECM-Lösung sollte Dokumente automatisch verschlagworten und Metadaten aus dem Inhalt gewinnen können. Die integrierte Suchfunktion ermöglicht das Auffinden archivierter Dokumente über Schlagworte oder Volltextsuche.

Hinsichtlich Revisionssicherheit kontrolliert und protokolliert das Archivierungssystem den Zugriff auf Dokumente und deren Bearbeitung. Im digitalen Umfeld müssen Systeme langfristig den neuesten Technologien, Standards und rechtlichen Anforderungen gewachsen sein, um die Lesbarkeit und Verfügbarkeit von Informationen sicherzustellen.

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Wie implementieren Sie ein DMS-System?

Die Implementierung eines DMS-Systems erfordert sorgfältige Planung und die Bereitstellung von Ressourcen und Technologien. Hier sind einige Schritte, die Sie beachten sollten:

• Bedarfsanalyse: Identifizieren Sie Ihre spezifischen Anforderungen, die zu archivierenden Materialien, erforderliche Zugriffsrechte und Datenschutzrichtlinien.
• Auswahl der Technologie: Wählen Sie die geeignete Software oder Plattform
• Metadaten-Struktur definieren: Entwickeln Sie eine klare Struktur für Metadaten, um Informationen effizient zu organisieren und identifizieren.
• Datenmigration: Falls Sie bereits Materialien haben, stellen Sie sicher, dass Sie diese in das neue DMS-System migrieren können, einschließlich Formatkonvertierung und Metadatenerfassung.
• Zugriffsrechte und Sicherheit: Definieren Sie klare Zugriffsrechte und implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffsprotokollierung.
• Schulung und Einführung: Bieten Sie Schulungen für Mitarbeiter an und erklären Sie Funktionalitäten, Zugriffsrechte und bewährte Verfahren.
• Testen: Führen Sie umfangreiche Tests durch, um sicherzustellen, dass das System einwandfrei funktioniert, bevor Sie es in voller Größe implementieren.
• Wartung und Aktualisierung: Halten Sie das System auf dem neuesten Stand und implementieren Sie Backup- und Desaster-Recovery-Strategien, um Ihre archivierten Dokumente zu schützen.

Ein gut implementiertes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Informationen, fördert die Compliance und sorgt für die langfristige Verfügbarkeit von wertvollen Daten.

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