Welche Gemeinsamkeit haben Capital One und T-Mobile? Beide wurden zu Opfern von Hackerangriffen. Als Folge davon, wurden ihre Kundeninformationen kompromittiert.

Dies war aber nicht nur bei diesen beiden Unternehmen der Fall. Viele andere mussten das Gleiche durchmachen. Wahrscheinlich hätte das mithilfe besserer Sicherheitsmaßnahmen abgewendet werden können.

Zu solch einer Sicherheitsmaßnahme gehört u.a. die sichere Dokumentenarchivierung.

Ein derartiges Vorgehen schütz nicht nur Ihre Daten und Dokumente. Es hilft Ihnen Ihr Büro papierlos zu betreiben, Dokumente zu organisieren und zu speichern. Des Weiteren unterstützt es dabei Compliance-Standards zu erfüllen und durch aktive Backups die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten.

Die 4 Grundpfeiler der Dokumentenarchivierung

Die 4 Grundpfeiler der Dokumentenarchevierung sind:

1. Verschlüsselung und Zugriffsrechte

Dies beinhaltet:

• Authentifizierung: Ein Zugriff mit eindeutigem Passwort und Benutzernamen auf Ihre Dokumente sollte für alle Mitarbeiter gewährleistet werden.
• Datenverkehr: Stellen Sie sicher, dass sicherere HTTPS- und keine HTTP- Protokolle bei der Datenübertragung verwendet werden.
• Zugriffskontrolle: Ermöglichen Sie verschiedene Zugriffsebenen für individuelle Jobrollen, Abteilungen und bestimmte Gruppen.
• Verschlüsselung: Nutzen Sie für die Sicherung Ihrer Daten und zum Schutz Ihrer Informationen, die von der US-Regierung bereitgestellte Datenverschlüsselungsmethode: (AES) 256-Bit-Verschlüsselung.

2. Virenschutz und Redundanz

Die Geschäftskontinuität wird durch Virenschutz und Redundanz gewährleistet und schützt ebenso Ihre Daten.

• Malware-Schutz: Um Ihre Dokumente und Daten vor Malware zu schützen, erfordert es integrierte Funktionen in der Archivierung von Dokumenten.
• Datenredundanz: Wenn das System nicht verfügbar ist, sorgen mehrere Instanzen der Datenredundanz dafür, dass Daten destotrotz wiederhergestellt werden können.

3. Datensouveränität und -trennung

Die Datensouveränität scheint häufig optional, ist aber dringend erforderlich. Die Datentrennung sorgt dafür, dass Ihre Kundendaten immer privat bleiben.

• Datensouveränität: Für viele Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Daten innerhalb der Grenzen des Geschäftsbetriebes sicher verwahrt werden. Das Sicherstellen, dass Daten und Backups innerhalb der eigenen Grenzen liegen, ist die Aufgabe von Cloud-Anbietern.
• Datentrennung: Systemdaten der Datenarchivierungssoftware sollten von Dokumenten und Kundendaten vollumfänglich getrennt werden.

4. Integrität und Auditierung

Dokumentenintegrität bezieht sich auf die Korrektheit und Vollständigkeit sowie die Konsistenz der Daten und wird entsprechend als unbeeinträchtigt bezeichnet, sofern dies sichergestellt ist. Damit ein Dokument auch als integer angesehen werden kann, ist folgendes entscheidend:

• Elektronische Signaturen: Dokumente elektronisch zu signieren ist von essenzieller Bedeutung und dazu sollte die Archivierungslösung in der Lage sein.
• Versionsverwaltung: Dass Sie immer an der aktuellen Dokumentenversion arbeiten und problemlos Zugriff auf Änderungen von Dokumenten haben, wird durch eine ordnungsgemäße Versionsverwaltung sichergestellt. Sie können prüfungsweise auch ältere und ganzzahlige Dokumente einsehen.
• Änderungsprotokollierung: Um einen vollkommenen Datenverlauf für die Prüfungsvorbereitung zu erstellen, muss eine sichere Dokumentenarchivierungslösung jeden Zugriff auf Dokumente und Änderung erfassen können.

Sie benötigen Hilfe bei der individuellen Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems? Kontaktieren Sie uns hier. Wir beraten Sie gern und erläutern, wie Sie Ihr Unternehmen besser auf die Zukunft vorbereiten können.

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