Revolution im Rechnungswesen: Wie E-Rechnungen den Mittelstand radikal verändern.
Erfolgsgeheimnis E-Rechnung: Effektive Einführung für erhebliche Effekte im Mittelstand
Einleitung
In einer zunehmend digitalisierten Weltwirtschaft ist die E-Rechnung (elektronische Rechnung) zu einem zentralen Bestandteil des Geschäftsverkehrs geworden. Sie ersetzt mehr und mehr die traditionelle Papierrechnung und bringt Effizienz und Schnelligkeit in den Rechnungs- und Zahlungsprozess. Für mittelständische Unternehmen in Deutschland und der EU sind mit der Einführung der E-Rechnung nicht nur Vorteile, sondern auch spezifische gesetzliche Anforderungen verbunden, die es zu beachten gilt. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung im Mittelstand, zeigt auf, wie diese erfolgreich umgesetzt werden können, und diskutiert die Herausforderungen und Chancen, die sich aus der digitalen Transformation des Rechnungswesens ergeben.
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Grundlagen der E-Rechnung
Definition und Abgrenzung der E-Rechnung
Die E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. Sie enthält die gleichen Informationen wie eine Papierrechnung, erfüllt die gleichen rechtlichen Anforderungen, aber in einem digitalen Format. Im Gegensatz zur Papierrechnung, die oft als PDF per E-Mail versendet wird, ist eine echte E-Rechnung ein strukturierter Datensatz, der in Formaten wie XML oder EDI (Electronic Data Interchange) ausgegeben wird. Diese Datenformate ermöglichen es den Rechnungsverarbeitungssystemen, die Informationen automatisch zu lesen und zu verarbeiten, ohne manuelle Eingriffe.
Vor- und Nachteile gegenüber der Papierrechnung
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber traditionellen Papierrechnungen. Sie reduzieren Papierkram, sind kosteneffizient, da Druck- und Portokosten wegfallen, und sie minimieren den Aufwand für die Archivierung. Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht zudem eine schnellere Verarbeitung und Zahlung, da die Rechnungen sofort beim Empfänger sind. Zudem verbessert sich die Datenqualität, Fehler durch manuelle Dateneingabe werden reduziert, und die Transaktionen sind leichter nachverfolgbar, was die Transparenz erhöht.
Dennoch gibt es auch Herausforderungen: Der Umstieg auf E-Rechnung erfordert eine Anfangsinvestition in Technologie und Schulung. Unternehmen müssen ihre Systeme und Prozesse umgestalten, um elektronische Rechnungen zu erstellen, zu senden und zu empfangen. Es gibt auch eine Lernkurve für Mitarbeiter, die sich mit neuen digitalen Werkzeugen vertraut machen müssen.
Technologische Anforderungen
Die technologischen Anforderungen für die Einführung von E-Rechnungen sind umfassend. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungsformate mit den Systemen ihrer Geschäftspartner kompatibel sind. In Deutschland und vielen anderen Ländern ist das Format XRechnung weit verbreitet, dass eine standardisierte Struktur für die Übermittlung von Rechnungsdaten bietet. Darüber hinaus muss eine sichere Übertragung gewährleistet werden, um die Integrität und Vertraulichkeit der Rechnungsdaten zu schützen. Dies kann über geschützte Netzwerke, E-Mail mit Verschlüsselung oder über spezialisierte Anbieter für den Rechnungsaustausch erfolgen.
Ein weiterer Aspekt ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung, wie die Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung. Dies kann durch Verfahren wie elektronische Signaturen, elektronische Datenaustauschprozesse (EDI) oder durch die Einbeziehung eines vertrauenswürdigen Dritten erfolgen.
Abschließend erfordert die Implementierung von E-Rechnungen eine sorgfältige Planung und Integration in vorhandene ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), um eine nahtlose Verarbeitung zu gewährleisten. Dies beinhaltet in der Regel eine Anpassung der IT-Infrastruktur, den Einsatz von Middleware oder Cloud-Diensten und die Schulung der Mitarbeiter, um einen reibungslosen Übergang und laufenden Betrieb sicherzustellen.
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Gesetzlicher Rahmen in Deutschland
Zusammenfassung des E-Rechnungsgesetzes
In Deutschland wurde der gesetzliche Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung mit dem E-Rechnungsgesetz festgelegt. Dieses Gesetz schreibt vor, dass ab November 2020 öffentliche Auftraggeber des Bundes elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten müssen. Das Gesetz ist Teil der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und zielt darauf ab, den elektronischen Rechnungsverkehr zu standardisieren und zu fördern.
Das E-Rechnungsgesetz legt die rechtlichen Rahmenbedingungen für das Format, den Versand und die Annahme von E-Rechnungen fest. Es bestimmt, dass die Rechnungen in einem standardisierten elektronischen Format vorliegen müssen, um sicherzustellen, dass sie maschinenlesbar sind und automatisiert verarbeitet werden können. Dies bedeutet, dass einfache PDF-Dokumente nicht als E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes gelten, da sie nicht ohne Weiteres automatisiert verarbeitbar sind.
Verpflichtung zur E-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen
Besonders relevant ist das E-Rechnungsgesetz für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Laut Gesetz müssen alle Rechnungssteller, die Verträge mit öffentlichen Auftraggebern des Bundes abschließen, ihre Rechnungen in elektronischer Form einreichen. Dies betrifft Aufträge ab einem bestimmten Schwellenwert, der sich nach EU-Vorgaben richtet. Die Umsetzung dieser Regelung erfordert von den betroffenen Unternehmen eine Anpassung ihrer Rechnungsstellungsprozesse, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Relevante Normen und Standards (z.B. XRechnung)
Der zentrale Standard, der im Rahmen des E-Rechnungsgesetzes zum Einsatz kommt, ist die XRechnung. XRechnung ist ein vom Koordinierungsgremium für IT-Standards (KoSIT) entwickelter Standard, der die Anforderungen an das Format elektronischer Rechnungen definiert. Er legt fest, welche Informationen eine Rechnung enthalten muss und in welcher Struktur diese Informationen präsentiert werden sollen. Ziel ist es, eine einheitliche und interoperable Basis für die elektronische Rechnungsstellung zu schaffen, die sowohl von öffentlichen als auch von privaten Akteuren genutzt werden kann.
Neben XRechnung gibt es auch andere Formate wie ZUGFeRD und Peppol, die in Deutschland für die elektronische Rechnungsstellung verwendet werden können. Diese Formate sind ebenfalls konform mit den Anforderungen der EU und des deutschen E-Rechnungsgesetzes. Während XRechnung speziell für die Bedürfnisse des öffentlichen Sektors in Deutschland entwickelt wurde, bieten Formate wie ZUGFeRD und Peppol eine breitere internationale Kompatibilität.
Zusammenfassend schafft das E-Rechnungsgesetz einen klaren rechtlichen Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland, insbesondere im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern. Die Einhaltung der Standards wie XRechnung stellt sicher, dass elektronische Rechnungen effizient, sicher und interoperabel im gesamten B2G-Bereich (Business-to-Government) verarbeitet werden können. Für Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand geschäftlich interagieren, ist es daher unerlässlich, sich mit diesen Vorschriften vertraut zu machen und ihre Prozesse entsprechend anzupassen.
Internationale Perspektive
EU-Richtlinie 2014/55/EU zur E-Rechnung
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU bildet die Grundlage für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in allen EU-Mitgliedstaaten. Ziel dieser Richtlinie ist es, die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen EU-weit zu standardisieren und zu erleichtern. Sie verpflichtet öffentliche Auftraggeber in der EU, E-Rechnungen zu akzeptieren, die bestimmten Normen entsprechen. Diese Vorschrift soll den grenzüberschreitenden Handel vereinfachen, indem sie sicherstellt, dass E-Rechnungen in einem einheitlichen Format ausgestellt und empfangen werden können, was die Effizienz steigert und Kosten senkt.
Unterschiede in den Anforderungen im EU-Raum
Obwohl die Richtlinie einen gemeinsamen Rahmen schafft, gibt es innerhalb der EU Unterschiede bei der Umsetzung und den spezifischen Anforderungen an die E-Rechnung. Jedes EU-Land hat die Freiheit, eigene Standards und Formate zu definieren, solange diese mit der EU-Richtlinie konform sind. Dies hat zu einer Vielfalt von Standards geführt, die in den verschiedenen EU-Mitgliedstaaten angewendet werden. Beispielsweise wird in Deutschland überwiegend der XRechnung-Standard genutzt, während andere Länder eigene nationale Standards entwickelt haben. Unternehmen, die in verschiedenen europäischen Ländern tätig sind, müssen daher die spezifischen Anforderungen jedes Landes berücksichtigen. Dies kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen, die möglicherweise nicht über die Ressourcen verfügen, um verschiedene Rechnungsformate zu unterstützen. Dennoch bietet die EU-Richtlinie eine solide Basis für die Harmonisierung der E-Rechnung im europäischen Raum und unterstützt damit den Binnenmarkt und die Digitalisierung der Wirtschaft.
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Spezifische Anforderungen für den Mittelstand
Anpassung an die Betriebsgröße
Für mittelständische Unternehmen stellt die Einführung von E-Rechnungen eine besondere Herausforderung dar, da sie häufig nicht über die gleichen Ressourcen wie Großunternehmen verfügen. Die Anpassung an die Betriebsgröße ist daher entscheidend. Mittelständler müssen Lösungen finden, die wirtschaftlich tragfähig und skalierbar sind. Dies bedeutet, dass die gewählte E-Rechnungslösung flexibel genug sein muss, um mit dem Wachstum des Unternehmens zu expandieren, ohne dass eine vollständige Überarbeitung des Systems erforderlich ist. Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) profitieren am meisten von E-Rechnungssystemen, die sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren lassen und eine einfache Handhabung ermöglichen.
Notwendigkeit der Integration in bestehende Systeme
Die Integration in bestehende Systeme ist ein Schlüsselaspekt. Viele mittelständische Unternehmen nutzen bereits verschiedene Arten von Buchhaltungs- oder ERP-Software. Die E-Rechnungslösung muss in der Lage sein, sich nahtlos in diese Systeme zu integrieren, um Datenflüsse zu optimieren und Doppelarbeit zu vermeiden. Dies erfordert oft eine sorgfältige Auswahl von Software-Anbietern oder die Entwicklung maßgeschneiderter Schnittstellen. Die Integration soll nicht nur die Rechnungsstellung und -verarbeitung erleichtern, sondern auch den allgemeinen Geschäftsprozess unterstützen, wie z.B. das Bestandsmanagement, die Auftragsabwicklung und das Kundenbeziehungsmanagement.
Berücksichtigung von Datenschutz und Datensicherheit
Datenschutz und Datensicherheit sind für mittelständische Unternehmen von größter Bedeutung, insbesondere im Hinblick auf die strenge Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU. Die Verarbeitung von Rechnungen beinhaltet oft sensible Daten, die geschützt werden müssen. E-Rechnungssysteme müssen daher robuste Sicherheitsmaßnahmen beinhalten, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten zu gewährleisten. Dies umfasst Verschlüsselungstechnologien, sichere Übertragungskanäle und Maßnahmen zur Datenspeicherung. Zudem müssen mittelständische Unternehmen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungslösungen den gesetzlichen Anforderungen zur Datenspeicherung und -verarbeitung entsprechen. Dies kann zusätzliche Investitionen in Sicherheitstechnologien oder Beratungsdienste erforderlich machen.
Insgesamt müssen mittelständische Unternehmen bei der Umsetzung von E-Rechnungen eine Balance zwischen Kosten, Effizienz, Sicherheit und Compliance finden. Dabei ist es wichtig, dass sie Lösungen wählen, die sowohl den aktuellen als auch den zukünftigen Bedürfnissen ihres Unternehmens entsprechen.
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Umsetzung der E-Rechnung im Mittelstand
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung
Die Einführung der E-Rechnung im Mittelstand erfordert eine gut durchdachte Strategie. Zuerst sollten Unternehmen ihre aktuellen Rechnungsprozesse analysieren und Bereiche identifizieren, die von der Digitalisierung profitieren können. Danach folgt die Auswahl eines passenden E-Rechnungssystems, das sich in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter in die Planung einbezogen werden, da sie letztendlich mit dem neuen System arbeiten müssen. Die nächste Phase beinhaltet die Implementierung des Systems, bei der IT-Experten und Endnutzer eng zusammenarbeiten sollten, um sicherzustellen, dass das System den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entspricht. Schließlich ist eine Phase des Testens und der Anpassung erforderlich, um eventuelle Probleme zu beheben und sicherzustellen, dass das System effizient funktioniert.
Auswahl geeigneter Software-Lösungen
Bei der Auswahl einer E-Rechnungssoftware sollten mittelständische Unternehmen darauf achten, dass die Lösung nicht nur aktuelle, sondern auch zukünftige Anforderungen erfüllt. Wichtige Kriterien sind die Benutzerfreundlichkeit, die Integration in bestehende Systeme, die Skalierbarkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, insbesondere im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es ist ratsam, verschiedene Anbieter zu evaluieren und Demoversionen zu testen, um die am besten geeignete Software zu finden. Zudem können Erfahrungsberichte anderer mittelständischer Unternehmen hilfreich sein.
Die erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnung im Mittelstand hängt von einer sorgfältigen Planung, der Auswahl der richtigen Software und der Einbeziehung der Mitarbeiter ab. Ebenfalls ist es von großer Bedeutung, dass Lösungen anpassungsfähig und sich flexibel sind um den spezifischen Anforderungen mittelständischer Unternehmen gerecht zu werden.
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Förderung und Unterstützung
Staatliche Förderprogramme und Anreize
Um die Digitalisierung im Mittelstand voranzutreiben, bietet die deutsche Bundesregierung verschiedene Förderprogramme und Anreize. Diese Programme zielen darauf ab, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der Einführung digitaler Technologien, einschließlich E-Rechnungssystemen, zu unterstützen. Zu den Fördermöglichkeiten gehören Zuschüsse, die direkt in die Implementierung digitaler Lösungen fließen können, sowie steuerliche Erleichterungen für Investitionen in die Digitalisierung. Darüber hinaus gibt es spezielle Förderungen für Beratungsdienste, die KMU bei der Auswahl und Einführung geeigneter digitaler Technologien unterstützen. Unternehmen sollten die jeweiligen Förderrichtlinien genau prüfen und sich gegebenenfalls von Experten beraten lassen, um das maximale Potential dieser Förderungen auszuschöpfen.
Beratungs- und Schulungsangebote
Neben finanziellen Anreizen stellt die Verfügbarkeit von Beratungs- und Schulungsangeboten eine wichtige Säule der Unterstützung dar. Zahlreiche Kammern, Verbände und private Dienstleister bieten spezialisierte Beratung für mittelständische Unternehmen an. Diese Beratungen können sich auf verschiedene Aspekte der E-Rechnung beziehen, von der technischen Umsetzung bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Schulungen und Workshops sind ebenfalls weit verbreitet und bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, sich mit den neuen Systemen vertraut zu machen und Kompetenzen im Umgang mit digitalen Rechnungsprozessen zu entwickeln. Solche Bildungsangebote sind entscheidend, um den Übergang zu einer digitalen Rechnungsstellung reibungslos zu gestalten und die Akzeptanz unter den Mitarbeitern zu fördern.
Insgesamt bilden staatliche Förderprogramme, Anreize und Bildungsangebote ein unterstützendes Ökosystem, das mittelständischen Unternehmen hilft, die Herausforderungen der digitalen Transformation zu meistern und die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen.
Herausforderungen und Lösungsansätze
Technische Hürden und deren Überwindung
Eines der Hauptprobleme bei der Einführung von E-Rechnungen sind die technischen Hürden. Diese umfassen die Auswahl und Implementierung geeigneter Software, die Integration in bestehende Systeme und die Gewährleistung der Datensicherheit. Zur Überwindung dieser Hürden ist es wichtig, dass mittelständische Unternehmen mit erfahrenen IT-Dienstleistern zusammenarbeiten, die bei der Auswahl der passenden Lösungen helfen können. Außerdem ist es empfehlenswert, in modulare und flexible Systeme zu investieren, die sich leicht an die sich ändernden Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lassen. Regelmäßige Schulungen und technische Unterstützung helfen den Mitarbeitern, sich mit den neuen Systemen vertraut zu machen und sie effizient zu nutzen.
Organisatorische Veränderungen im Rechnungswesen
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert auch organisatorische Veränderungen. Prozesse im Rechnungswesen müssen neu strukturiert und möglicherweise digitalisiert werden. Dies kann eine Herausforderung für Mitarbeiter darstellen, die an traditionelle Methoden gewöhnt sind. Unternehmen sollten in diesem Zusammenhang einen partizipativen Ansatz verfolgen, indem sie Mitarbeiter in den Umstellungsprozess einbeziehen und Feedback-Schleifen etablieren. Eine klare Kommunikation über die Vorteile der E-Rechnung und die Bereitstellung von Schulungen können die Akzeptanz und das Engagement der Mitarbeiter erhöhen.
Sicherstellung der rechtlichen Konformität
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, insbesondere im Hinblick auf die Archivierung von Rechnungen und den Datenschutz. Um rechtliche Konformität sicherzustellen, müssen mittelständische Unternehmen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungssysteme den aktuellen gesetzlichen Anforderungen, wie dem E-Rechnungsgesetz und der DSGVO, entsprechen. Dies erfordert regelmäßige Updates der Systeme und möglicherweise die Zusammenarbeit mit Rechtsexperten. Eine proaktive Überwachung von Gesetzesänderungen ist ebenfalls entscheidend, um Compliance-Risiken zu minimieren.
Insgesamt erfordert die Einführung von E-Rechnungen eine ganzheitliche Betrachtung, die technische, organisatorische und rechtliche Aspekte umfasst. Durch die Zusammenarbeit mit Fachexperten, die Einbindung der Mitarbeiter und die kontinuierliche Anpassung an rechtliche Entwicklungen können mittelständische Unternehmen die Herausforderungen meistern und die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung voll ausschöpfen.
Vom Papierstapel zur E-Rechnungsmagie:
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Zukunftsausblick und Entwicklungstendenzen
Automatisierung und künstliche Intelligenz
Die Zukunft der E-Rechnung wird maßgeblich von fortschreitender Automatisierung und dem Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) geprägt sein. KI-Technologien ermöglichen eine noch effizientere Verarbeitung von Rechnungen, indem sie beispielsweise Muster erkennen, Daten extrahieren und automatisierte Buchhaltungsprozesse ermöglichen. Dies kann die Genauigkeit erhöhen und menschliche Fehler reduzieren, was besonders für mittelständische Unternehmen von Vorteil ist, die Ressourcen einsparen möchten. Zudem erlauben KI-gestützte Systeme Prognosen und Analysen, die Entscheidungsträger bei der Optimierung ihrer Finanzstrategien unterstützen.
E-Government und digitale Plattformen
Ein weiterer Trend ist die zunehmende Integration von E-Rechnungen in E-Government-Strukturen und digitale Plattformen. Dies erleichtert die Interaktion zwischen Unternehmen und öffentlichen Institutionen und fördert die Transparenz und Effizienz öffentlicher Dienstleistungen. Digitale Plattformen ermöglichen eine nahtlose Kommunikation und Datenübertragung, wodurch Prozesse beschleunigt und vereinfacht werden.
Langfristige Vorteile und Wettbewerbsfähigkeit
Langfristig wird die Umstellung auf E-Rechnungen Unternehmen eine erhöhte Wettbewerbsfähigkeit sichern. Durch die Effizienzsteigerung, Kostensenkung und verbesserte Compliance werden mittelständische Unternehmen besser positioniert sein, um auf Marktanforderungen zu reagieren und neue Geschäftschancen zu nutzen. Die digitale Transformation, einschließlich der E-Rechnung, ist somit ein entscheidender Faktor für die Zukunftsfähigkeit und das nachhaltige Wachstum von Unternehmen in einer zunehmend digitalisierten Wirtschaft.
Fazit
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist für mittelständische Unternehmen mehr als nur eine technische Neuerung; sie ist ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung und Zukunftsfähigkeit. Wie dieser Artikel zeigt, bringt die Umstellung auf E-Rechnungen zahlreiche Vorteile mit sich: von Effizienzsteigerung und Kostenreduktion bis hin zur verbesserten Compliance und Datensicherheit. Die Herausforderungen, die dabei auftreten, wie technische Hürden, organisatorische Veränderungen und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, sind mit einer strategischen Planung, der richtigen Softwareauswahl und unter Einbeziehung der Mitarbeiter bewältigbar.
Der gesetzliche Rahmen in Deutschland, geprägt durch das E-Rechnungsgesetz und die EU-Richtlinie 2014/55/EU, stellt die Weichen für eine umfassende Akzeptanz von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr. Die Anpassung an diese Standards ist besonders für Unternehmen relevant, die mit dem öffentlichen Sektor interagieren. Die Berücksichtigung internationaler Standards und Normen, wie XRechnung, ist ebenfalls wichtig, um die Kompatibilität in einem globalen Markt zu gewährleisten.
Staatliche Förderprogramme und Beratungsangebote bieten zusätzliche Unterstützung und sollten von mittelständischen Unternehmen genutzt werden, um den Übergang zu erleichtern. Die Zukunftsaussichten der E-Rechnung sind vielversprechend, getrieben durch Entwicklungen in der Automatisierung, KI und digitalen Plattformen, die die Effizienz weiter steigern und neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnen werden.
Abschließend ist es wichtig, dass mittelständische Unternehmen die Einführung der E-Rechnung als integralen Bestandteil ihrer digitalen Transformation begreifen und aktiv angehen. Der Aufruf an diese Unternehmen lautet daher, die notwendigen Schritte zur Implementierung der E-Rechnung zu unternehmen, sich dabei unterstützen zu lassen und die Chancen zu ergreifen, die sich durch diese digitale Umstellung ergeben. Die Zukunft ist digital, und die E-Rechnung ist ein wesentlicher Baustein auf diesem Weg.
