Wie wichtig nachhaltige Prozesse sind, zeigen die aktuellsten Bilder aus der Presse. Schon seit einigen Jahrzehnten wird diskutiert, wie der Klimawandel in den Griff zu bekommen ist. Die Mehrheit setzt dabei auf einen stark reduzierten CO2-Verbrauch und orientiert sich nach Lösungen, um unsere Ressourcen zu schonen. Das Klima sowie dessen Wandel ist ein globales Thema, dass uns alle betrifft. Es liegt nicht nur in der Verantwortung des Staates Maßnahmen zu ergreifen, um dem Wandel entgegenzuwirken. Wir alle können dazu beitragen, ohne dass erst Richtlinien, Gesetze oder Verbote ausgesprochen werden müssen.

Das Zeitalter der Digitalisierung hat schon längst begonnen und uns gezeigt, dass mit Ihr auch nachhaltige Prozesse einhergehen. Dem Internet ist es zu verdanken, dass wir heute bereits einen Großteil unserer Kommunikation von zu Hause aus erledigen können. Dass dies auch in vielen Berufen sehr gut funktioniert, zeigen uns die Home Office-Maßnahmen der Corona-Pandemie. Das Arbeiten mit digitalen Daten ist in vielerlei Hinsicht praktisch, sofern man dabei die richtige Software nutzt. Verkürzte Arbeitswege, optimierte Prozesse, eingesparter Lagerplatz, Automatisierungen und und und… Dies sind nur wenige von vielen Vorteilen, die mit digitalen Lösungen einhergehen. Doch auch Ressourcen können so geschont werden. Ohne digitale Lösungen zu arbeiten bedeutet, dass die Beschaffungen, Verteilung, Sicherung und Verwahrung von Informationen über Umwege erfolgt. Jeder dieser Umwege kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch mit hohem Aufwand verbunden.

Ein Beispiel:

Ein Unternehmen erhält und versendet ständig neben Rechnungen oder Belegen und auch viele andere Dokumente. Werden diese nicht digital verwaltet, muss mit einigen Prozessen gerechnet werden, die weder Ressourcen natürlicher, noch menschlicher Art schonen. Vom Öffnen der Post, Stempeln des Dokumentes, Verteilen der entsprechende Informationen, bis hin zur sicheren Archivierung, können sich einige dieser Schritte mehrfach wiederholen und bergen zugleich Risiken, wie z.B. dass Informationen verloren gehen können. Je weniger mit digitalen Lösungen gearbeitet wird, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein Mehraufwand entsteht. Gleichzeitig werden außerdem weitere Ressourcen benötigt. Wer seine Belege und andere Dokumente in Papierform hortet, muss sie in Ordnern im Archivraum für bis zu 10 Jahre aufbewahren. Auch das stellt wieder einen Verwaltungsaufwand dar, der mit langen Suchzeiten verbunden ist. Je größer das Unternehmen und je mehr Dokumente verwaltet werden müssen, desto größer wird auch das Archiv. Desto schwieriger gestaltet sich der Verwaltungsaufwand. Desto mehr Ressourcen werden benötigt.

Seit nun mehr 30 Jahren ist WEKO Partner und Berater für digitale Projekte mittelständischer Unternehmen. Seitdem führen wir bei bei unseren Kunden Systeme und digitale Lösungen ein, um Prozesse zu optimieren und automatisieren. Zugleich werden aber auch Lösungen eingesetzt, die Ressourcen schonen. Um eine bessere Vorstellung davon zu erhalten, wie viel Papier und Platz tatsächlich gespart werden kann, analysierten wir, wie viele Dokumente unsere Kunden (mit einer DocuWare Cloud Lösung) archiviert haben. Unsere Annahme: Die Papiermenge, die nicht separat gespeichert wird, wird recycelt und muss nicht weiter verwaltet werden. Somit wird an Papier, Verwaltungsaufwand und Lagerkosten gespart.

Schauen wir uns mal das Ergebnis etwas genauer an. Insgesamt sind ca. 1.533.000 Dokumente digital archiviert. Wie viele Seiten die jeweiligen Dokumente haben, wurde in dieser Erhebung nicht berücksichtigt. Gehen wir davon aus, dass diese Menge auf gängigem Kopierpapier (ein DIN A4 Blatt Kopierpapier wiegt in etwa 5g) gedruckt und archiviert worden wäre, erhalten wir ein Gewicht von 7664,5kg Papier. Um diese Menge an Papier zu gewinnen, bräuchte es das 2,2-fache an Holz, sprich 16.861,9kg. Dazu kommen natürlich weitere Verarbeitungsprozesse, die wiederum Wasser benötigen. Schätzungsweise würde man für die Verarbeitung ca. 400.000l Wasser benötigen.

Oder anders:
Der herkömmliche Ordner hat eine Rückenbreite von 80mm und fasst somit bis zu 600 Blatt Papier. Umgerechnet wären das also 2.555 Ordner. Angenommen es passen 60 Ordner in einen einzigen Aktenschrank, würden damit insgesamt 43 Schränke befüllt werden können.

Außerdem wird in dieser Erhebung auch angenommen, dass jedes der archivierten Dokument nur 1-seitig sei, was sehr unwahrscheinlich ist. Für einen ersten Eindruck, wie viel Papier und Platz damit aber potenziell eingespart werden kann, reicht es aber. Der letzte ausschlaggebende Vorteil digitaler Archivierung ist, dass die Daten zusätzlich revisionssicher gespeichert werden. Würde ein Archiv durch beispielsweise einen Brand oder ein Rohrbruch beschädigt werden, wären sämtliche Dokumente und damit auch Informationen nicht mehr nutzbar. Mit Cloud-Lösungen können Daten vor solchen Unwetterkatastrophen geschützt werden.

Wie Sie Ihre Daten vor Elementarschäden schützen können, erfahren Sie unserem Beitrag zu georedundanten Backups.

Kontaktieren Sie uns gleich, wenn Sie Ihre Unternehmensabläufe digitalisieren und ganze Prozesse nicht nur optimieren, sondern auch automatisieren wollen. Wir finden nicht nur eine nachhaltige, sondern auch die beste Lösung, perfekt auf Ihren Bedarf zugeschnitten.