Prozessberatung bei WEKO

Wie sieht eigentlich eine Prozessberatung bei WEKO aus?

Wir geben Ihnen einen Einblick, wie wir Vorgehen, wenn wir eine Prozessberatung durchführen

Vadim Ruch

2021-07-08 03:35
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Hinter jeder Aktion eines Unternehmens stecken Prozesse. Viele davon sind zunächst einfach nachzuvollziehen und stellen für die meisten Unternehmen kein Problem dar. Nehmen wir als Beispiel den Rechnungseingang: Eine Rechnung kommt (bestenfalls) per Mail im Unternehmen an und muss zunächst zugeordnet werden. Woher kommt die Rechnung? Welche Positionen werden gelistet? Welche Kostenstelle und welcher Kostenträger sind für diesen Lieferanten verantwortlich? Wer prüft die Rechnung, soll sie gebucht werden, wann soll sie bezahlt werden? Fragen über Fragen oder besser gesagt, Prozesse über Prozesse. Möchte ein Unternehmen wachsen, z.B. durch Einstellen von mehr Personal oder indem es ihre Produkte/Dienstleistungen effektiver verkauft, desto mehr Prozesse werden in Gang gesetzt und zumeist sind diese dann auch in ihrem Umfang größer und komplexer.

Das Wachstum eines Unternehmens stellt es oftmals vor neue Herausforderungen, die es gilt zu meistern, bevor die Menge an neuen Prozessen einen kritischen Punkt erreicht. Dieser Punkt könnte z.B. so aussehen, dass für die eigenen Mitarbeiter zunehmend mehr Arbeit anfällt, wobei zugleich nicht klar definiert wurde, wie und von wem die notwendigen Arbeitsschritte in die Wege geleitet werden sollen. Diese Unklarheit wirkt sich nicht nur auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus, sondern resultiert daraus auch zugleich, dass z.B. Projektzeiten nicht fristgerecht eingehalten werden können, sich Zahlungen verspäten oder Aufgaben erst gar nicht bearbeitet werden, weil sich manchmal einfach niemand dafür verantwortlich fühlt.

Seit über 30 Jahren beraten wir unsere Partner und stellen für sie Lösungen bereit, damit solche Probleme bereits frühzeitig identifiziert und dementsprechend auch deren Ausmaße bis auf ein Minimum reduziert werden können. Als IT-Dienstleister sind wir davon überzeugt, dass digitale Lösungen nicht nur eben jene Probleme beseitigen, sondern auch aus diesen Herausforderungen Chancen ziehen können. Durch eine Software wie DocuWare lassen sich Prozesse abbilden und automatisieren.

Es wird einmal definiert, wie gewisse Arbeitsschritte auszusehen haben bzw. welche Mitarbeiter, in welchen Prozessen, welche Rolle spielen sollen. Ist ein neuer Vorgang gestartet worden, so werden alle Beteiligten nach festgelegter Reihenfolge automatisch informiert und erhalten konkrete Arbeitsanweisungen. Der Prozess wurde völlig automatisiert aufgenommen, an die jeweiligen Verantwortlichen weitergeleitet und nach deren Bearbeitung zur Abnahme bereitgestellt. Wie wir als Prozessberater dabei vorgehen, um Ihre internen Prozesse abzubilden und zu automatisieren, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag:

Im Rahmen des kostenlosen Erstkontakts informiert Sie unser Vertriebsteam über mögliche Lösungsansätze. Wenn es um technische Anforderungen geht, kommt unser Pre-Sales-Team ins Spiel. Es erklärt Ihnen, welche Informationen für uns notwendig sind, damit wir Ihre Prozesse in DocuWare bestmöglich widerspiegeln können. Haben wir Ihre Prozesse aufgenommen, präsentieren wir Ihnen ein Demo-Szenario, in welchem wir Ihre Anforderungen umgesetzt haben.

Nach der Präsentation entscheiden Sie, ob unser Angebot grundsätzlich für Sie in Frage kommt. Ist das der Fall erhalten wir den Auftrag und leiten ein gemeinsames Kick-Off-Gespräch mit Ihnen ein. In diesem Rahmen soll geklärt werden, in welche Richtung das Projekt gehen soll, wie lange ein Workshop mit uns dauert, welche Mitarbeiter darin involviert sein sollen bzw. für das Projekt wichtig sind.

Sobald wir diese Informationen haben, vereinbaren wir einen Termin für den Workshop. Dieser besteht für uns aus 3 Teilen:

  1. Unsere Berater hören Ihnen gründlich aus einer neutralen Position zu und identifizieren Ihre Herausforderungen.
  2. Wir fassen dies umfangreich zusammen, erstellen einen Projektplan und legen eine Verfahrensdokumentation an. Wir senden Ihnen die Materialien zur Prüfung zu, damit Sie ggf. noch Ergänzungen hinzufügen können.
  3. Im letzten Schritt des Workshops zeigen wir Ihnen, wie Ihre Prozesse mit DocuWare optimiert werden und gehen dabei ganz konkret auf Namen, Positionen, Aufgaben, etc. von Mitarbeitern ein.

Nachdem der Workshop erfolgreich abgeschlossen wurde, kann es auch schon mit der Umsetzung losgehen. Es erfolgt die technische Einrichtung und Installation. Je nachdem, ob eine Cloud- oder On Premise Lösung eingerichtet werden soll, variiert dabei der Umfang. DocuWare Cloud-Lösungen sind zu einem Teil bereits vorkonfiguriert, sodass diese Projekt i.d.R. schneller abgeschlossen werden können, als bei einem DocuWare On Premise Projekt. Dieses muss beispielweise erst an bestehende Software angepasst werden, damit sämtliche Prozesse weitestgehend optimiert werden können. Je nach technischer Anforderung arbeiten wir sehr intensiv mit Ihrer IT zusammen.

Ist das System installiert und betriebsbereit übergeben wir das Projekt an Sie. Es finden Anwenderschulungen statt, bei denen möglichst alle künftigen DocuWare-Nutzer teilnehmen sollten. Die Schulungen können dabei zwischen 2 bis 4 Stunden lang sein. Für Administratoren finden separate Schulungen statt. An diesem Punkt nehmen wir gerne Ihre Änderungswünsche entgegen und starten eine 4-wöchige Testphase, in welcher wir Sie weiterhin begleiten und Ihre Wünsche umsetzen. Diese Testphase bietet Ihnen WEKO zusätzlich an und ist inklusive unserer Prozessberatung. Unser Ziel ist erst dann erreicht, wenn Sie keine Gründe mehr finden, uns anrufen zu müssen!

Ihr Unternehmen wächst zunehmend weiter und Sie verlieren so langsam den Überblick? Zögern Sie nicht und organisieren Sie Ihre Prozesse! Je früher Sie klare Strukturen schaffen, desto vielversprechender sind die Ergebnisse: Effizienteres Arbeiten, zufriedene Mitarbeiter, Kosteneinsparungen. Gerne nehmen wir auch Ihren Bedarf auf und geben Ihnen klare Handlungsempfehlungen, um Ihren Arbeitsalltag zu optimieren.